La facturation électronique avec Toolcie

La facturation électronique devient progressivement obligatoire dans de nombreux pays. Toolcie vous accompagne dans cette transition en vous permettant d'envoyer et de recevoir des factures électroniques de manière simple et sécurisée via différents réseaux d'échange comme Peppol. Ce guide vous explique comment configurer et utiliser la facturation électronique dans votre logiciel.

Comprendre le fonctionnement de la facturation électronique

La facturation électronique fonctionne selon un modèle à 4 coins qui garantit la sécurité et la traçabilité des échanges :

1. Votre application Toolcie : C'est votre interface pour créer et gérer vos factures
2. Votre point d'accès : Il transmet vos factures sur le réseau d'échange
3. Le point d'accès de votre client : Il réceptionne la facture pour votre destinataire
4. L'application de votre client : Où votre client reçoit et traite la facture

Ce système permet une transmission sécurisée et normalisée des factures entre différents logiciels et entreprises, indépendamment des solutions utilisées par chacun.

Les réseaux d'échange disponibles

Toolcie supporte actuellement plusieurs formats de facturation électronique selon votre pays :

• Belgique : Format UBL via le réseau Peppol
• France : Format FactureX via le réseau Peppol

D'autres réseaux et formats seront progressivement ajoutés pour répondre aux obligations légales d'autres pays comme l'Italie et l'Espagne.

Activer la facturation électronique

Étape 1 : Accéder aux paramètres

Pour activer la facturation électronique dans Toolcie :

1. Rendez-vous dans Paramètres > Entreprise
2. Localisez la section dédiée à la facturation électronique
3. Cliquez sur le bouton « Configurer »

Étape 2 : Inscription au réseau

Lors de la configuration, vous devrez renseigner les informations suivantes :

• Identifiants de votre entreprise : Numéro de TVA, SIRET ou autres identifiants selon votre pays
• Mode d'utilisation souhaité :
  • Envoi uniquement : Pour émettre des factures électroniques
  • Envoi et réception : Pour émettre et recevoir des factures (recommandé)
• Document officiel : Un justificatif prouvant que vous êtes bien le propriétaire de l'entreprise

Étape 3 : Validation de votre inscription

Une fois votre demande soumise :

• La validation peut prendre jusqu'à 3 jours ouvrables
• Vous recevrez une notification dans Toolcie en cas de succès ou d'erreur

Résolution des erreurs d'inscription

Si vous recevez une erreur lors de l'inscription, cela signifie généralement que votre entreprise est déjà enregistrée chez un autre point d'accès pour la réception des factures.

À savoir : Une entreprise peut être inscrite chez plusieurs points d'accès pour l'envoi de factures, mais un seul point d'accès est autorisé pour la réception.

Solution :

1. Connectez-vous à votre autre logiciel ou point d'accès actuel
2. Modifiez votre mode d'inscription en « Envoi uniquement »
3. Retournez dans Toolcie et recommencez l'enregistrement

Envoyer une facture électronique

Une fois la facturation électronique activée, vous pouvez envoyer vos factures de deux façons différentes :

Méthode 1 : Depuis la liste des factures

1. Accédez à la page listant vos factures
2. Cliquez sur le menu contextuel (trois points verticaux) situé à droite de la facture concernée
3. Sélectionnez l'option « Envoyer »

Méthode 2 : Lors de la modification d'une facture

1. Ouvrez la facture en mode édition
2. Cliquez sur le menu rouge situé à droite
3. Cliquez sur l'icône « Envoyer »

Validation de l'envoi

Dans la fenêtre d'envoi qui s'affiche :

1. Vérifiez que le mode d'envoi sélectionné est bien « Facturation électronique » et non « E-mail »
2. Cliquez sur le bouton « Envoyer en e-facture »

Le statut de la facture passera automatiquement en « Envoyé ». Vous recevrez une notification uniquement en cas d'erreur lors de la transmission.

Vérifier le statut d'envoi d'une facture

Pour savoir si votre facture a bien été transmise à votre client :

• Le statut de la facture dans Toolcie passe à « Envoyé » dès que la transmission est réussie
• Si aucune notification d'erreur n'a été reçue, cela signifie que la facture a été correctement transmise au point d'accès de votre client
• La réception effective par votre client dépend ensuite de son propre système

Recevoir des factures fournisseurs

Si vous avez activé le mode « Envoi et réception », la réception des factures fournisseurs est entièrement automatisée dans Toolcie.

Fonctionnement de la réception

• Les factures reçues via le réseau d'échange sont automatiquement intégrées dans votre section "Factures fournisseurs"
• Vous recevez une notification à chaque réception de nouvelle facture
• Aucune action manuelle n'est nécessaire de votre part

Consulter vos factures fournisseurs

Pour accéder à vos factures fournisseurs reçues électroniquement :

1. Rendez-vous dans la section Factures fournisseurs de Toolcie
2. Consultez les notifications pour être alerté des nouvelles réceptions

Questions fréquentes

Dois-je vérifier régulièrement mes factures fournisseurs ?

Non, grâce au système de notifications automatiques, vous êtes alerté dès qu'une nouvelle facture est reçue. Vous n'avez pas besoin de consulter régulièrement votre section factures fournisseurs.

Mon client peut-il recevoir ma facture électronique s'il n'utilise pas Toolcie ?

Oui, absolument. Le principe des réseaux d'échange comme Peppol est de permettre l'interopérabilité entre différents logiciels. Votre client peut utiliser n'importe quel logiciel compatible avec le réseau d'échange pour recevoir vos factures.

Que se passe-t-il si mon client n'est pas encore connecté au réseau d'échange ?

Dans ce cas, vous ne pourrez pas lui envoyer de facture électronique via le réseau. Vous devrez continuer à lui envoyer vos factures par e-mail ou courrier jusqu'à ce qu'il soit connecté au réseau.

Puis-je continuer à envoyer des factures par e-mail ?

Oui, l'activation de la facturation électronique ne remplace pas l'envoi par e-mail. Lors de l'envoi d'une facture, vous choisissez le mode d'envoi souhaité : « E-mail » ou « Facturation électronique » selon les capacités de votre destinataire.

La facturation électronique est-elle obligatoire ?

Cela dépend de votre pays et de vos clients. De nombreux pays rendent progressivement la facturation électronique obligatoire, notamment pour les transactions B2B et B2G. Par exemple, en France, la facturation électronique devient obligatoire à partir de septembre 2026. Nous vous conseillons de vous renseigner sur les obligations légales de votre pays.