Base de connaissances

Toolcie permet d'exporter en masse vos factures ou devis.

Pour exporter des factures ou devis, dans la section correspondante, cochez les documents que vous souhaitez exporter puis cliquez sur le bouton exporter .

Si vous avez exporté au format CSV, l'ouverture du fichier doit se faire dans un tableur comme Microsoft Excel ou Google Sheets, en tant que fichier (CSV) aux valeurs séparées par des virgules.

Résolution des problèmes d'affichage du fichier CSV

Si votre fichier semble mal formaté lors de son ouverture, cela peut être dû à une mauvaise configuration du séparateur ou de l'encodage. Voici quelques vérifications à effectuer :

• Séparateur de colonnes : Assurez-vous que votre tableur utilise la virgule (« , ») comme séparateur et non le point-virgule (« ; »).
  - Sous Excel, ouvrez le fichier CSV directement. Si les colonnes ne sont pas bien séparées, utilisez la fonction « Convertir » dans l'onglet Données et sélectionnez la virgule comme délimiteur.
  - Sous Google Sheets, lors de l'ouverture du fichier, sélectionnez « Virgule » comme séparateur dans les options d'importation.
• Encodage du fichier : Le fichier CSV est enregistré en UTF-8 pour assurer une compatibilité maximale avec les caractères spéciaux.
  - Si certains caractères s'affichent mal, vérifiez que votre tableur ouvre bien le fichier en UTF-8.
  - Sous Excel, utilisez « Ouvrir » et sélectionnez « Encodage UTF-8 » si demandé.
  - Sous Google Sheets, l'encodage UTF-8 est pris en charge automatiquement lors de l'ouverture.
• Vérification rapide : Si les données ne s'affichent pas correctement, vous pouvez ouvrir le fichier CSV avec un éditeur de texte (Notepad++, VS Code…) pour vérifier qu'il est bien encodé en UTF-8 et que les colonnes sont bien séparées par des virgules.

Si les problèmes persistent, essayez d'ouvrir votre fichier avec une autre application de tableur ou un outil en ligne.

Pour plus d’informations sur l’ouverture des fichiers CSV dans Excel, consultez la documentation officielle de Microsoft : Voir la documentation Microsoft .

Toolcie permet d'importer et d'exporter en masse vos prospects et vos clients.

Avant de commencer

Voici ce qu'il faut savoir avant de commencer ce processus :

• Afin de réaliser ce processus, vous devrez utiliser une feuille de calcul dans un tableur comme Microsoft Excel ou Google Sheets, enregistrée ou exportée en tant que fichier (CSV) aux valeurs séparées par des virgules.
  Voir comment faire avec Microsoft Excel
• L'import est limité à 500 entrées. Si vous avez plus que 500 contacts, veuillez les importer en plusieurs fois.

Import de contacts en masse

Pour importer de nouveaux contacts, dans la section contacts, cliquez sur le bouton importer . Une fois la boîte de dialogue ouverte, cliquez sur le lien pour télécharger un fichier d'exemple. Une fois le fichier complété, importez ce dernier via le bouton télécharger .

Mise à jour de contacts en masse

Pour mettre à jour des contacts, utilisez le fichier d'exemples décrit dans le chapitre précédent ou le fichier d'export du chapitre suivant.

L'import déterminera s'il s'agit d'un nouveau contact à ajouter ou d'un contact existant à mettre à jour en se basant sur les champs suivants :

• Nom de l’entreprise
• Code postal
• Pays

Export de contacts en masse

Pour exporter des contacts, dans la section contacts, cochez les contacts que vous souhaitez exporter puis cliquez sur le bouton exporter .

Résolution des problèmes d'affichage du fichier CSV

Si votre fichier semble mal formaté lors de son ouverture, cela peut être dû à une mauvaise configuration du séparateur ou de l'encodage. Voici quelques vérifications à effectuer :

• Séparateur de colonnes : Assurez-vous que votre tableur utilise la virgule (« , ») comme séparateur et non le point-virgule (« ; »).
  - Sous Excel, ouvrez le fichier CSV directement. Si les colonnes ne sont pas bien séparées, utilisez la fonction « Convertir » dans l'onglet Données et sélectionnez la virgule comme délimiteur.
  - Sous Google Sheets, lors de l'ouverture du fichier, sélectionnez « Virgule » comme séparateur dans les options d'importation.
• Encodage du fichier : Le fichier CSV est enregistré en UTF-8 pour assurer une compatibilité maximale avec les caractères spéciaux.
  - Si certains caractères s'affichent mal, vérifiez que votre tableur ouvre bien le fichier en UTF-8.
  - Sous Excel, utilisez « Ouvrir » et sélectionnez « Encodage UTF-8 » si demandé.
  - Sous Google Sheets, l'encodage UTF-8 est pris en charge automatiquement lors de l'ouverture.
• Vérification rapide : Si les données ne s'affichent pas correctement, vous pouvez ouvrir le fichier CSV avec un éditeur de texte (Notepad++, VS Code…) pour vérifier qu'il est bien encodé en UTF-8 et que les colonnes sont bien séparées par des virgules.

Si les problèmes persistent, essayez d'ouvrir votre fichier avec une autre application de tableur ou un outil en ligne.

Pour plus d’informations sur l’ouverture des fichiers CSV dans Excel, consultez la documentation officielle de Microsoft : Voir la documentation Microsoft .

Toolcie permet d'importer et d'exporter en masse vos produits et services.

Avant de commencer

Voici ce qu'il faut savoir avant de commencer ce processus :

• Afin de réaliser ce processus, vous devrez utiliser une feuille de calcul dans un tableur comme Microsoft Excel ou Google Sheets, enregistrée ou exportée en tant que fichier (CSV) aux valeurs séparées par des virgules.
  Voir comment faire avec Microsoft Excel
• L'import est limité à 500 entrées. Si vous avez plus que 500 articles, veuillez les importer en plusieurs fois.

Import d’articles en masse

Pour importer de nouveaux produits ou services, dans la section articles, cliquez sur le bouton importer . Une fois la boîte de dialogue ouverte, cliquez sur le lien pour télécharger un fichier d'exemple. Une fois le fichier complété, importez ce dernier via le bouton télécharger .

Mise à jour d’articles en masse

Pour mettre à jour des produits ou des services, utilisez le fichier d'exemples décrit dans le chapitre précédent ou le fichier d'export du chapitre suivant.

L'import déterminera s'il s'agit d'un nouvel article à ajouter ou d'un article existant à mettre à jour en se basant sur un des champs suivants :

• Référence
• Code-barres
• Nom de l’article

Export d’articles en masse

Pour exporter des produits ou des services, dans la section articles, cochez les articles que vous souhaitez exporter puis cliquez sur le bouton exporter .

Résolution des problèmes d'affichage du fichier CSV

Si votre fichier semble mal formaté lors de son ouverture, cela peut être dû à une mauvaise configuration du séparateur ou de l'encodage. Voici quelques vérifications à effectuer :

• Séparateur de colonnes : Assurez-vous que votre tableur utilise la virgule (« , ») comme séparateur et non le point-virgule (« ; »).
  - Sous Excel, ouvrez le fichier CSV directement. Si les colonnes ne sont pas bien séparées, utilisez la fonction « Convertir » dans l'onglet Données et sélectionnez la virgule comme délimiteur.
  - Sous Google Sheets, lors de l'ouverture du fichier, sélectionnez « Virgule » comme séparateur dans les options d'importation.
• Encodage du fichier : Le fichier CSV est enregistré en UTF-8 pour assurer une compatibilité maximale avec les caractères spéciaux.
  - Si certains caractères s'affichent mal, vérifiez que votre tableur ouvre bien le fichier en UTF-8.
  - Sous Excel, utilisez « Ouvrir » et sélectionnez « Encodage UTF-8 » si demandé.
  - Sous Google Sheets, l'encodage UTF-8 est pris en charge automatiquement lors de l'ouverture.
• Vérification rapide : Si les données ne s'affichent pas correctement, vous pouvez ouvrir le fichier CSV avec un éditeur de texte (Notepad++, VS Code…) pour vérifier qu'il est bien encodé en UTF-8 et que les colonnes sont bien séparées par des virgules.

Si les problèmes persistent, essayez d'ouvrir votre fichier avec une autre application de tableur ou un outil en ligne.

Pour plus d’informations sur l’ouverture des fichiers CSV dans Excel, consultez la documentation officielle de Microsoft : Voir la documentation Microsoft .

Parfois, il peut arriver de ne plus retrouver certains documents comme vos devis, factures, contacts ou articles.

Voici les 5 raisons possibles :

1. Une adresse e-mail peut être associée à plusieurs comptes. Veuillez vérifier en cliquant en haut à droite de l'application sur l'icône « Entreprises » que vous n'appartenez pas à plusieurs comptes. Si c'est le cas, cliquez sur la bonne entreprise pour changer de compte.
2. Vous avez peut-être créé plusieurs comptes avec différentes adresses e-mail. Dans ce cas, veuillez vous déconnecter puis utiliser la bonne adresse e-mail. Si nécessaire, vous pouvez réinitialiser votre mot de passe.
3. Si vous avez modifié l'ordre d'affichage des documents, cela peut compliquer leur recherche. Pour y remédier, vérifiez que le tri par défaut est bien en ordre ascendant sur une colonne comme la date de création ou la date de modification. Vous pouvez utiliser la flèche « Monter/Descendre », visible à droite du nom de la colonne au survol de la souris, pour réorganiser l'affichage.
4. Un utilisateur du compte a peut-être supprimé volontairement ou accidentellement certaines données. Malheureusement, dans ce cas, il n'est pas possible de les restaurer.
5. Un utilisateur du compte a peut-être supprimé volontairement ou non le compte. Malheureusement, dans ce cas, il n'est pas possible de le restaurer. Toutefois, si la suppression a été effectuée par un autre utilisateur du compte, un e-mail est envoyé aux autres utilisateurs pour les en informer.

Le logiciel Toolcie vous permet de gérer vos réductions ou remises dans vos devis et factures de plusieurs manières différentes.

Vous pouvez ajouter des réductions par ligne / entrée mais également des réductions par groupe d'entrées (réductions globales).

La réduction comprend toujours deux champs :

• le type de réduction : est-ce qu'il s'agit d'un pourcentage ou d'un montant fixe
• la valeur de la réduction

Comment ajouter une réduction sur une ligne ?

Pour ajouter une réduction lors de la création d'une entrée, il vous suffit de cliquer sur la case à cocher Réduction puis d'y remplir les champs mentionnés plus haut.

Pour une ligne / entrée déjà créée, cliquez sur le menu contextuel pour y ajouter la réduction.

Comment ajouter une réduction sur un groupe ?

Si vous souhaitez ajouter une réduction globale ou sur un groupe, cliquez sur le bouton « Ajouter » puis sur le bouton « Réduction » .

Si vous souhaitez appliquer une réduction sur le montant total du document après les taxes, choisissez le type de réduction « Montant fixe », puis dans la liste déroulante, sélectionnez « TTC ».

Vous avez également la possibilité d'appliquer la réduction sur un ensemble spécifique, tel qu'un sous-groupe, ou par exemple à la suite d'un sous-total. Pour ce faire, utilisez le bouton à bascule « Appliquer sur le montant total des entrées » afin de désactiver l'option. Une fois la réduction insérée, déplacez cette dernière afin de l'appliquer à l'endroit désiré.

Fonctionnement

Toolcie gère la numérotation des documents en mode brouillon et en mode finalisé de manière différente.

Lors de la création d'un nouveau document, un numéro de référence provisoire est attribué.

Lors de la finalisation du document (changement de statut, envoi, téléchargement, etc.), la référence définitive est générée.

Comment modifier la numérotation ?

Il est possible de modifier la numérotation des devis et des factures pour les prochains documents.

Il est également possible de modifier la numérotation spécifiquement pour chaque document.

Comment modifier le numéro de référence ?

À quel moment la référence définitive est-elle générée ?

La référence définitive est générée lorsque le statut du document passe à un statut autre que « Brouillon ».

Comment obtenir la référence définitive ?

Il est possible d'obtenir la référence définitive du document en effectuant les opérations suivantes :

• Changement de statut du document
• Envoi du document
• Téléchargement du document
• Partage du document
• Impression du document

reCaptcha, développé par Google, est un outil essentiel pour protéger les sites web et applications contre les activités suspectes réalisées par des robots ou des bots automatisés. Toolcie utilise la version invisible de reCaptcha qui vise à rendre l'expérience utilisateur plus fluide en évitant aux utilisateurs de remplir des formulaires ou de cocher des cases. Cependant, certains utilisateurs peuvent rencontrer des problèmes où reCaptcha leur demande fréquemment de compléter un puzzle. Dans cet article, nous explorerons les causes possibles de ce comportement et proposerons des solutions pour minimiser ces demandes répétitives.

1. Utilisation de VPN ou de proxys

L'utilisation de VPN ou de proxys peut être l'une des raisons principales pour lesquelles reCaptcha demande fréquemment de compléter un puzzle. Ces outils modifient l'adresse IP de l'utilisateur, ce qui peut être interprété comme une activité suspecte par reCaptcha. Si vous utilisez un VPN ou un proxy, essayez de les désactiver temporairement pour voir si cela résout le problème.

2. Historique de navigation suspect ou activités antérieures

reCaptcha se base sur divers facteurs pour déterminer si un utilisateur est un humain ou un bot. Si votre historique de navigation est considéré comme suspect ou si vous avez effectué des activités antérieures suspectes sur d'autres sites web et applications, reCaptcha peut être plus strict en vous demandant de compléter un puzzle fréquemment. Évitez également de vider votre historique de navigation trop fréquemment ou d'utiliser une session de navigation privée, car cela peut empêcher reCaptcha de disposer des informations nécessaires pour évaluer votre activité et peut entraîner des demandes répétitives de compléter un puzzle. Dans ce cas, assurez-vous que votre historique de navigation est propre en évitant de visiter des sites malveillants ou en utilisant des extensions de navigateur suspectes.

3. Activité de navigation rapide ou inhabituelle

Si vous naviguez rapidement sur l'application ou si vos actions de navigation sont considérées comme inhabituelles, reCaptcha peut demander plus fréquemment de compléter un puzzle pour confirmer que vous êtes un utilisateur légitime. Essayez de naviguer de manière plus régulière et évitez de cliquer de manière excessive ou trop rapidement.

4. Blocage des cookies, des scripts ou des bloqueurs de publicités

Les cookies, les scripts et les bloqueurs de publicités peuvent également avoir un impact sur le fonctionnement de reCaptcha. Si vous avez bloqué les cookies, les scripts ou si vous avez un bloqueur de publicités activé dans les paramètres de votre navigateur, cela peut entraîner des demandes fréquentes de compléter un puzzle. Assurez-vous que les cookies et les scripts sont activés pour l'application Toolcie afin de faciliter la validation de reCaptcha.

De plus, si vous utilisez un bloqueur de publicités, il peut interférer avec les éléments nécessaires au bon fonctionnement de reCaptcha. Dans ce cas, vous pouvez essayer de désactiver temporairement votre bloqueur de publicités pour voir si cela résout le problème.

5. Essayer avec un autre navigateur ou un autre appareil

Si vous rencontrez toujours des problèmes avec reCaptcha et que les solutions mentionnées précédemment n'ont pas résolu le problème, vous pouvez essayer d'utiliser un autre navigateur web ou un autre appareil. Parfois, certaines configurations ou extensions spécifiques du navigateur peuvent interférer avec le fonctionnement de reCaptcha. En utilisant un navigateur différent ou en essayant avec un autre appareil, vous pouvez déterminer si le problème est lié à une configuration spécifique de votre navigateur ou de votre appareil. Cela peut vous aider à identifier la source du problème et à trouver une solution adaptée.

Il est possible d'ajouter facilement vos conditions générales de vente à vos devis et factures grâce au logiciel Toolcie.

Vous pouvez le faire de deux manières :

• En ajoutant un document PDF en pièce jointe
• En ajoutant un texte de bas de page

Si votre devis ou facture n'affiche pas le montant total TTC, vérifiez les points suivants :

1. Activation de la gestion des taxes au niveau de l'application

Vérifiez que vous avez bien activé la gestion des taxes via le menu principal : « Paramètres > Taxes ».

Une fois activée, ajoutez au moins une taxe.

2. Activation de la gestion des taxes au niveau du document

Vérifiez que vous avez bien activé la gestion des taxes dans votre devis ou votre facture.

Pour ce faire, en mode édition du document, cliquez sur le menu contextuel  puis sur le bouton « Paramètres » 

3. Vérification des entrées présentes dans le document

Vérifiez que vos différentes entrées telles que vos articles et entrées libres ont bien une taxe de renseignée.

Vous pouvez donner la possibilité à vos clients de vous payer directement en ligne par carte bancaire. Pour ce faire, ajoutez ou modifiez votre méthode de paiement actuelle depuis votre facture en mode édition puis activez le mode « Paiement en ligne ».

Ce réglage est également disponible depuis le menu principal « Paramètres > Modes de paiement ».

Une fois la méthode de paiement à jour, vous pouvez envoyer la facture au client par e-mail via l'application. L'e-mail contiendra le lien direct pour le paiement en ligne. Vous pouvez également récupérer ce lien de paiement soit en partageant la facture ou en copiant le lien affiché dans la facture au niveau de la section « Informations de paiement ».

Si la méthode de paiement Stripe est bien configurée et activée, vous devriez voir apparaître le bouton « Payer »

Le paiement échelonné, également connu sous le nom de paiement différé, est une méthode de paiement qui permet aux commerçants de vendre leurs produits à des clients qui souhaitent payer en plusieurs versements. Cette option permet à votre entreprise de recevoir immédiatement l'intégralité du paiement, tandis que votre client ne paie qu'une partie ou rien du tout au moment de l'achat. Le processus est à 100% automatisé. L'encaissement du paiement et le changement de statut de la facture se font automatiquement.

Solutions prises en charge

Plusieurs solutions de paiement échelonné sont prises en charge par notre logiciel de facturation Toolcie, notamment :

• Klarna
• Afterpay / Clearpay
• Affirm

A noter que les méthodes de paiement différé proposées sont uniquement destinées aux consommateurs et non aux entreprises.

Fonctionnement

Le client reçoit la facture et remplit ses informations en ligne. Une fois le paiement effectué, le client est informé par e-mail et une notification est envoyée à l'entreprise.

Comment activer ce mode de paiement

Voici les étapes à suivre pour activer le paiement différé sur Toolcie :

1. Ajoutez ou modifiez votre méthode de paiement actuelle depuis votre facture en mode édition.
2. Activez le mode « Paiement en ligne ».
3. Ce réglage est également disponible depuis le menu principal « Paramètres > Modes de paiement ».
4. Lors de l'activation, vous devrez vous connecter ou ouvrir un compte chez Stripe, notre partenaire pour les paiements.
5. Une fois votre compte Stripe connecté, vous pourrez activer le moyen de paiement désiré, comme Klarna, Afterpay, via votre compte Stripe.

Comment transmettre la facture au client

Une fois la méthode de paiement à jour, vous pourrez envoyer la facture au client par e-mail via l'application. L'e-mail contiendra le lien direct pour le paiement en ligne. Vous pourrez également récupérer ce lien de paiement soit en partageant la facture ou en copiant le lien affiché dans la facture au niveau de la section « Informations de paiement ».

Vérifier que la méthode de paiement est bien activée

Si la méthode de paiement Stripe est bien configurée et activée, vous devriez voir apparaître le bouton « Payer ».

Les avantages du paiement en ligne par virement bancaire

Toolcie permet à ses utilisateurs d'accepter les paiements en ligne par virement bancaire grâce à une intégration avec Stripe, une plateforme de paiement en ligne. Ce mode de paiement offre plusieurs avantages :

• Les clients ou entreprises peuvent utiliser les virements bancaires pour envoyer de l’argent directement vers votre compte bancaire.
• Ce moyen de paiement est fréquemment utilisé pour les paiements interentreprises à montant élevé.
• Le processus est à 100% automatisé, ce qui signifie que l'encaissement du paiement et le changement de statut de la facture se font automatiquement.

Les solutions de virement bancaire prises en charge

Toolcie prend en charge plusieurs solutions de virement bancaire, notamment :

• SEPA Bank Transfer pour l'Union européenne
• ACH Bank Transfer pour les États-Unis et le Canada
• UK Bank Transfer pour l'Angleterre
• Sofort pour l'Union européenne
• Bancontact pour la Belgique
• iDEAL pour les Pays-Bas

D'autres solutions peuvent être ajoutées en fonction des besoins des utilisateurs.

Comment activer le paiement en ligne par virement bancaire

Pour activer le paiement en ligne par virement bancaire avec Toolcie, voici les étapes à suivre :

1. Ajoutez ou modifiez votre méthode de paiement actuelle depuis votre facture en mode édition.
2. Activez le mode « Paiement en ligne ». Ce réglage est également disponible depuis le menu principal « Paramètres > Modes de paiement ».
3. Lors de l'activation, vous devrez vous connecter ou ouvrir un compte chez Stripe, notre partenaire pour les paiements.
4. Une fois votre compte Stripe connecté, vous pourrez activer le moyen de paiement désiré, comme SEPA ou ACH, via votre compte Stripe.

Comment transmettre la facture au client

Une fois la méthode de paiement activée, vous pourrez envoyer la facture au client par e-mail via l'application. L'e-mail contiendra le lien direct pour le paiement en ligne. Vous pourrez également récupérer ce lien de paiement en partageant la facture ou en copiant le lien affiché dans la facture au niveau de la section « Informations de paiement ».

Vérification de l'activation du mode de paiement

Une fois que la méthode de paiement Stripe est bien configurée et activée, vous devriez voir apparaître le bouton « Payer » sur la facture. Le client pourra cliquer sur ce bouton pour effectuer le paiement en ligne par virement bancaire.

Il est important de noter que les virements bancaires peuvent prendre quelques jours ouvrables pour être traités et que les délais de traitement peuvent varier en fonction des banques impliquées. Vous devrez donc attendre quelques jours pour que le paiement soit encaissé sur votre compte bancaire.

En conclusion, accepter les paiements en ligne par virement bancaire est une méthode de paiement rapide et pratique pour les clients et les entreprises. Avec Toolcie, vous pouvez activer facilement cette méthode de paiement et envoyer vos factures à vos clients pour un encaissement rapide et automatique. N'oubliez pas de vérifier que votre compte Stripe est bien configuré pour accepter les virements bancaires, et d'informer vos clients de cette option de paiement pratique.

Vous pouvez à tout moment résilier votre abonnement.

Pour ce faire, utilisez le menu principal « Paramètres > Abonnement » puis allez dans l’onglet « Paramètres ».
Une fois dans les paramètres, utilisez le menu contextuel pour résilier votre abonnement.

Si vous souhaitez modifier le format du numéro de référence pour les prochains devis et factures, allez dans « Paramètres > Devis / Factures » depuis le menu principal.

Le champ « Format du numéro de référence » vous permettra de modifier la référence. Il est possible d'utiliser différents jetons qui seront ensuite remplacés par les bonnes valeurs. Exemple : la référence, la date, le mois, etc. Il est possible de prévisualiser le rendu final juste en dessous du champ.

Il est également possible de choisir si le numéro de référence doit être réinitialisé de façon mensuelle, annuelle ou jamais.

La réinitialisation annuelle ou mensuelle nécessite d'avoir un format du numéro de référence comportant le jeton [année] plus le jeton [mois] pour la réinitialisation mensuelle.

Si vous souhaitez modifier la référence pour un devis ou une facture spécifique, vous pouvez également le faire lors de l'édition du document en cliquant sur le menu contextuel  puis sur le bouton paramètres

Si votre entreprise est assujettie à la Loi anti fraude à la TVA (France), vous ne pouvez pas modifier le format du numéro de référence des factures. En cas de besoin, vous pouvez créer un ticket via le support et nous nous chargerons de la modification.

Pour créer un avoir ou une note de crédit, depuis la page listant l'ensemble de vos factures cliquez sur le menu contextuel  de la facture concernée puis sur « Convertir en avoir » .

Le bouton « Afficher les factures liées » visible dans la page listant les factures  permet d'afficher la facture originale et l'avoir. Ce bouton est automatiquement affiché lorsqu'un avoir existe.

L'ensemble des réglages par défaut pour les avoirs comme le format du numéro de référence, les textes, etc. se trouve depuis le menu principal dans « Paramètres > Factures » puis dans l'onglet « Avoirs ».

Vous pouvez à tout moment supprimer un compte entreprise et toutes les données associées (devis, factures, contacts, articles, utilisateurs, etc.).

Pour ce faire, allez dans « Paramètres > Général » puis cliquez sur « Supprimer le compte entreprise ».

Cause possible empêchant la suppression de votre compte :

Si votre entreprise est domiciliée en France et que cette dernière est sujette à la loi anti fraude à la TVA (article 286 du
code général des impôts), vous ne pouvez pas supprimer votre compte à moins que ce dernier ne contienne que des factures non finalisées.

Toolcie vous permet d'ajouter une pièce jointe avant et après le document. Ces pièces jointes seront visibles dans le document PDF final ainsi qu'en ligne par exemple avec la fonctionnalité « Partage de document ».

Exemple d'utilisation :

• ajout d'une page de couverture
• ajout de la plaquette de présentation de l'entreprise
• ajout des conditions générales de vente
• ajout d'informations complémentaires

Comment ajouter une pièce jointe ?

Pour ajouter une pièce jointe, éditez le modèle de mise en page comme suit :

• Paramètres > Devis > Modèle de mise en page (liste déroulante)
• Paramètres > Factures > Modèle de mise en page (liste déroulante)

Une fois en mode édition, cliquez sur l'onglet « Pièces jointes » situé dans la colonne de gauche puis importez vos pièces jointes au format PDF.

Comment ajouter une pièce jointe différente en les devis et les factures ?

Si vous souhaitez ajouter une pièce jointe différente entre vos devis et factures, veuillez dupliquer le modèle de mise en page existant. Pour cela, cliquez sur le menu contextuel situé dans la barre du haut de la page.

Oui, Toolcie dispose d'une application pour mobiles, tablettes et ordinateurs de bureau.

Cette dernière est compatible avec Windows, Mac, Android, IOS, Linux et Chrome OS.

Télécharger l'application

Vous pouvez insérer de manière automatique une signature HTML dans les e-mails concernant les devis et factures que vous envoyez depuis Toolcie.

Pour ce faire, allez dans les réglages personnels de votre compte (lien situé en haut à droite) puis dans l'onglet « Signatures ».

Remplissez le champ « Signature textuelle pour les e-mails » en y ajoutant votre texte.

Pour une personnalisation plus poussée, nous vous recommandons de créer une image puis de l'insérer dans la zone de texte à l'aide du bouton « Insérer un média » depuis l'éditeur de texte.

Questions fréquentes

Que faire si l'image que j'ai insérée apparaît trop grande ?

Dans ce cas, utilisez un logiciel de retouche d'images tel que Photoshop ou autres outils en ligne capable de redimensionner la taille de votre image.

Un document ayant un statut autre que « Brouillon » ne peut pas être modifié.

Il est toutefois possible de repasser le statut en mode « Brouillon » en cliquant sur le statut en cours puis en sélectionnant le statut adéquat. Une fois fait, vous pourrez alors éditer à nouveau le document.

À noter que les entreprises soumises à la loi Anti Fraude à la TVA (France) ne peuvent plus modifier une facture une fois finalisée.
Dans ce cas-là, vous pouvez annuler la facture puis en recréer une nouvelle en dupliquant l'ancienne via le menu contextuel situé à droite dans la page listant les factures.

Toolcie vous permet d'afficher les prix figurant dans vos devis et factures toutes taxes comprises ou hors taxes comprises.

Il est possible de définir cette option pour tous les nouveaux documents mais il est également possible de changer cette option par document.

Configuration pour les nouveaux documents

Dans le menu principal « Paramètres > Factures » activez l'option « Affichage des prix TTC ».

Configuration par documents

Lors de l'édition d'un devis ou d'une facture, cliquez sur le menu contextuel  puis sur le bouton configurer 

Vous pourrez ensuite activer l'option « Affichage des prix TTC ».

Vous pouvez ajouter ou supprimer les unités de mesure que vous désirez directement en mode édition d'un devis ou d'une facture en cliquant sur « Gérer » en bas de la liste des unités. Il est aussi possible d'accéder à ce réglage directement depuis le menu principal « Paramètres > Unités ».

Les factures QR en Suisse remplacent les bulletins de versement rouges et orange depuis le 30 juin 2020.

En tant que créancier, vous pouvez émettre vos factures avec le Suisse QR Code via le logiciel Toolcie de façon simple.

Avant de paramétrer Toolcie, vous devez déjà disposer d'un IBAN Suisse standard.

Une fois que vous disposez de votre IBAN, ajoutez une nouvelle méthode de paiement en allant dans « Paramètres > Paiements » puis cliquez sur le bouton ajouter une nouvelle méthode de paiement . Activer ensuite le paiement bancaire via l'interrupteur   et renseignez le champ IBAN.

Vous avez à ce stade en principe terminé la configuration. Vous pouvez créer une nouvelle facture et vérifier que le code QR apparaît bien. En mode brouillon (document non finalisé), le QR Code affiché est à titre démonstratif. Le QR Code définitif sera généré automatiquement lors de la finalisation du document (lors du téléchargement du PDF / impression ou encore lors du partage de la facture).

En cas de non affichage du Suisse QR Code dans votre facture, vérifiez les points suivants :

• les informations de paiement sont bien affichées dans la facture (interrupteur sur ON)
• la devise utilisée dans la facture est en franc suisse (CHF) ou en euro (EUR)
• votre IBAN commence bien par « CH » pour la Suisse ou « LI » pour le Liechtenstein
• l'adresse de l'entreprise est bien en Suisse ou au Liechtenstein
• votre facture n'est pas un avoir

Vous pouvez changer la devise dans un devis ou une facture en mode édition en cliquant sur le menu contextuel  puis sur le bouton paramètres 

Il est également possible de changer ce réglage par défaut afin que vos nouveaux devis et factures soient automatiquement bien paramétrés. Pour ce faire, vous devez aller dans le menu principal « Paramètres > Général ».

Vous pouvez activer ou désactiver l'affichage détaillé des taxes dans les devis et factures au cas par cas en cliquant sur le menu contextuel  puis sur le bouton paramètres 

Il est également possible de changer ce réglage par défaut afin que vos nouveaux devis et factures soient automatiquement bien paramétrés. Pour ce faire, vous devez aller dans le menu principal « Paramètres > Devis / Factures ».

Fonctionnement des rappels factures

Lorsqu'une facture a le statut « Envoyé » l'échéance est automatiquement affichée dans la page listant l'ensemble des factures dans un format visuel .

Au survol, le nombre de jours restant avant l'échéance est affiché. Toolcie envoie une notification automatique à l'auteur de la facture le jour de l'échéance.

Il est possible en tout temps de créer un rappel facture afin de l'envoyer au client. Le rappel facture va créer une nouvelle facture de type « Rappel » reprenant les informations de la facture initiale.

Une fois la facture de rappel envoyée, le statut de la facture initiale passe en « Non payé ». La facture de rappel prend alors le relais. Il est possible de générer autant de rappels que souhaités. La génération d'un rappel peut se faire via la facture originale ou via une facture de rappel.

Le bouton « Afficher les factures liées » visible dans la page listant les factures  permet d'afficher la facture originale et les factures de rappel liées. Ce bouton est automatiquement affiché lorsque des factures sont liées entre elles.

L'ensemble des réglages par défaut pour les rappels comme les frais, l'échéance, les textes notamment pour l'e-mail se trouve depuis le menu principal dans « Paramètres > Factures » puis dans l'onglet « Rappels ».

Comment créer une facture de rappel

​Pour convertir une facture en rappel, dans la page listant l'ensemble des factures, cliquez sur le menu contextuel situé à droite  puis sur « Convertir en rappel » .

Lors de la conversion, vous pourrez indiquer des frais de rappel.

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