Base de connaissances

Comment modifier une facture ou un devis déjà finalisé ?

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Un document ayant un statut autre que "Brouillon" ne peut pas être modifié.

Il est toutefois possible de repasser le statut en mode "Brouillon" en cliquant sur le statut en cours puis en sélectionnant le statut adéquat. Une fois fait, vous pourrez alors éditer à nouveau le document.

À noter que les comptes soumis à la loi Anti Fraude à la TVA (France) ne peuvent plus modifier une facture une fois finalisée.

Changer le statut en mode brouillon

Lien vers cet article: https://toolcie.com/fr/support/k/comment-modifier-une-facture-ou-un-devis-deja-finalise

Faut-il renseigner les prix HT ou TTC ?

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Il nous est souvent demandé si les prix doivent être entrés hors taxes ou toutes taxes comprises typiquement pour des produits ou services.

La question la plus importante à se poser est en cas de changement du taux de TVA. Est-ce que vos produits et services devront augmenter ou au contraire rester au même prix (diminution ou augmentation du chiffre d'affaires en fonction du nouveau taux de TVA) ?

Un autre point à prendre en considération est l'arrondi lié à la devise utilisée. Par exemple en Suisse, l'arrondi se fait à 0.05. Si vous avez activé l'affichage des prix TTC, nous vous conseillons de rentrer vos prix TTC afin d'éviter d'éventuels problèmes d'arrondi.

Comment spécifier cette information ?

Le logiciel vous permet de définir si le prix est entendu "HT" ou "TTC" pour chacun de vos services et produits.

Que se passe-il en cas de changement du taux de la TVA ?

En cas de changement du taux de TVA, vous n'aurez qu'à simplement changer le taux. Les prix de vos articles seront automatiquement recalculés en fonction du nouveau taux en se basant sur la mention "entendu" pour calculer le prix inverse (HT > TTC ou TTC > HT).

Il va de soi que cela n'impactera pas vos devis et factures déjà établis (documents finalisés).

Lien vers cet article: https://toolcie.com/fr/support/k/faut-il-renseigner-les-prix-ht-ou-ttc

Comment afficher les prix TTC ou HT ?

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Toolcie vous permet d'afficher les prix figurant dans vos devis et factures toutes taxes comprises ou hors taxes comprises.

Il est possible de définir cette option pour tous les nouveaux documents mais il est également possible de changer cette option par document.

Configuration pour les nouveaux documents

Dans le menu principal "Configuration > Factures" activez l'option "Affichage des prix TTC".

Configuration par documents

Lors de l'édition d'un devis ou d'une facture, cliquez sur le menu contextuel Menu contextuel puis sur le bouton configurer bouton configuration

Vous pourrez ensuite activer l'option "Affichage des prix TTC".

Lien vers cet article: https://toolcie.com/fr/support/k/comment-afficher-les-prix-ttc-ou-ht

Conformité du logiciel concernant la loi anti-fraude à la TVA

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Toolcie est conforme à la loi française concernant la loi anti-fraude à la TVA.

Le logiciel répond aux quatre critères principaux, soit :

  • Inaltérabilité des données
  • Sécurisation des données
  • Conservation des données
  • Archivage des données

Comment faut-il faire pour activer l'option dans le logiciel ?

L'activation et la mise en conformité du logiciel s'effectuent automatiquement en se basant sur les critères suivants :

  • Si la société est basée en France
  • Et si le système de taxes est activé

Finalisation et obtention de la certification

L'entrepreneur doit télécharger l'attestation individuelle et signer cette dernière pour se mettre en conformité avec la loi. L'obtention de ce document se fait via le menu utilisateur en haut à droite du logiciel.

Attestation de conformité loi anti-fraude à la TVA

Lien vers cet article: https://toolcie.com/fr/support/k/conformite-du-logiciel-concernant-la-loi-anti-fraude-la-tva

Comment modifier le numéro de référence des devis et factures ?

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Si vous souhaitez modifier le format du numéro de référence pour les prochains devis et factures, allez dans "Configuration > Devis / Factures" depuis le menu principal.

Le champ "Format du numéro de référence" vous permettra de modifier la référence. Il est possible d'utiliser différents jetons qui seront ensuite remplacés par les bonnes valeurs. Exemple : la référence, la date, le mois, etc. Il est possible de prévisualiser le rendu final juste en dessous du champ.

Si le format du numéro de référence comporte le jeton [année], le compteur sera remis à zéro lors du passage à la nouvelle année. 

Si vous souhaitez modifier la référence pour un devis ou une facture spécifique, vous pouvez également le faire lors de l'édition du document en cliquant sur le menu contextuel Menu contextuel puis sur le bouton configurer bouton configuration

Si votre entreprise est assujettie à la Loi anti fraude à la TVA (France), vous ne pouvez pas modifier le format du numéro de référence des factures. En cas de besoin, vous pouvez créer un ticket via le support et nous nous chargerons de la modification.

Lien vers cet article: https://toolcie.com/fr/support/k/comment-modifier-le-numero-de-reference-des-devis-et-factures

Est-ce que Toolcie dispose d'une application ?

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Oui, Toolcie dispose d'une application pour pc, mobiles et tablettes compatible avec Windows, MacOS, Android, IOS et Linux.

Installation

  1. connectez-vous à Toolcie avec votre navigateur (Google Chrome étant recommandé)
  2. cliquez sur le menu utilisateur situé en haut à droite
  3. cliquez sur l'entrée intitulée "Installer l'application"

Comment installer l'application Toolcie

Toolcie est désormais installé sur votre appareil. Il ne vous reste plus qu'à placer le raccourci de l'application où bon vous semble (menu principal, bureau, etc.).

Si vous rencontrez des problèmes lors de l'installation, veuillez réessayer avec le navigateur "Google Chrome".

Lien vers cet article: https://toolcie.com/fr/support/k/est-ce-que-toolcie-dispose-dune-application

Comment accepter les paiements par cartes de crédit ?

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Vous pouvez donner la possibilité à vos clients de vous payer directement en ligne par carte de crédit. Pour se faire, ajoutez ou modifiez votre méthode de paiement actuelle depuis votre facture en mode édition puis activez le mode "Carte de crédit".

Ce réglage est également disponible depuis le menu principal "Configuration > Paiements".

Activation paiement par carte de crédit

Lien vers cet article: https://toolcie.com/fr/support/k/comment-accepter-les-paiements-par-cartes-de-credit

Activation ou désactivation de l'affichage détaillé des taxes dans les devis et factures

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Vous pouvez activer ou désactiver l'affichage détaillé des taxes dans les devis et factures au cas par cas en cliquant sur le menu contextuel menu contextuel puis sur le bouton configurer bouton configurer

Il est également possible de changer ce réglage par défaut afin que vos nouveaux devis et factures soient automatiquement bien configurés. Pour se faire, vous devez aller dans le menu principal "Configuration > Devis / Factures".

Lien vers cet article: https://toolcie.com/fr/support/k/activation-ou-desactivation-de-laffichage-detaille-des-taxes-dans-les-devis-et-factures

Comment changer la devise d’un devis ou d’une facture ?

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Vous pouvez changer la devise dans un devis ou une facture en mode édition en cliquant sur le menu contextuel Menu contextuel puis sur le bouton configurer bouton configuration

Il est également possible de changer ce réglage par défaut afin que vos nouveaux devis et factures soient automatiquement bien configurés. Pour se faire, vous devez aller dans le menu principal "Configuration > Général".

Lien vers cet article: https://toolcie.com/fr/support/k/comment-changer-la-devise-dun-devis-ou-dune-facture

Comment ajouter ou supprimer des unités de mesure dans les devis et factures ?

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Vous pouvez ajouter ou supprimer les unités de mesure que vous désirez directement en mode édition d'un devis ou d'une facture en cliquant sur "Configurer" en bas de la liste des unités. Il est aussi possible d'accéder à ce réglage directement depuis le menu principal "Configuration > Unités".

Ajouter une unité de mesure

Lien vers cet article: https://toolcie.com/fr/support/k/comment-ajouter-ou-supprimer-des-unites-de-mesure-dans-les-devis-et-factures