Règles de confidentialité

Portée

Toolcie est une suite d’outils pour les entreprises et permet notamment de créer des devis et factures. L’ensemble des données sont stockées sur un réseau global de centres de données géré par Alwaysdata.

Cette déclaration s’applique aux Services applicatifs Toolcie Saas.

Les Services applicatifs permettent d’acheter des produits, de s’y abonner ou d’utiliser d’autres produits et services proposés par Toolcie ou des tiers avec des politiques de confidentialité différentes. L’utilisation que vous faites de produits et services fournis par un tiers, ainsi que toute information que vous fournissez à un tiers, est régie par les déclarations et politiques de confidentialité de ce tiers.

Avis pour les utilisateurs finaux

Cette déclaration est destinée à l’organisation, la société ou le particulier, le Client, qui a conclu un accord avec Toolcie pour les Services applicatifs. Toutes les références à « vous » ou « votre » dans cette Déclaration de confidentialité s’appliquent au Client qui peut utiliser les Services applicatifs de Toolcie. Toute information collectée ou gérée par Toolcie dans de telles circonstances est traitée par nous, au nom du Client, qui contrôle la collecte et l’utilisation des informations. Les utilisateurs finaux doivent transmettre les demandes liées à la confidentialité à l’entité qui propose leur service. Toolcie n’est pas responsable des politiques de confidentialité de ses Clients.

Données Client

Les Données Client correspondent à toutes les données, dont tous les textes, fichiers audio, vidéo ou image que vous nous fournissez, ou qui nous sont fournis en votre nom, via votre utilisation des Services applicatifs.

Les Données Client sont utilisées par les Services applicatifs pour offrir les services demandés. Nous utilisons les Données Client uniquement dans la prévention, détection, résolution des problèmes ayant un impact sur le fonctionnement des Services applicatifs et lors de l’amélioration de fonctionnalités qui impliquent la détection de, et la protection contre, des menaces émergentes telles que des logiciels malveillants.

Données d’administration

Les Données d’administration sont les informations relatives aux Utilisateurs ou aux Administrateurs, dont les informations de compte et les licences, fournies lors de l’inscription, de l’achat ou de l’administration des Services applicatifs, par exemple le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse de messagerie.

Nous utilisons les Données d’administration pour finaliser les transactions que vous demandez, gérer les comptes, améliorer les Services applicatifs et prévenir les fraudes.

Nous pouvons vous contacter afin d’obtenir des informations relatives aux nouveaux abonnements, à la facturation et aux mises à jour importantes des Services applicatifs. Cela concerne notamment les informations sur la sécurité ou d’autres problèmes techniques. Nous pouvons également être amenés à vous contacter au sujet de demande de renseignement tierce concernant votre utilisation des Services applicatifs, comme décrit dans le ou les accords. Vous ne pourrez pas vous désabonner de ces communications.

Selon vos préférences de contact, nous pouvons également vous contacter par téléphone ou par courrier électronique au sujet d’informations et d’offres concernant d’autres produits et services ou pour vous demander de nous faire part de vos commentaires. Vous pouvez gérer vos préférences de contact ou mettre à jour les informations vous concernant dans votre profil de compte.

Données de paiement

Les Données de paiement sont les informations demandées lors d’un achat en ligne. Ces informations concernent notamment le numéro de votre mode de paiement (par exemple, une carte bancaire ou un compte PayPal), votre nom et votre adresse de facturation, le code de sécurité associé à votre mode de paiement (par exemple, le cryptogramme visuel) et d’autres données financières (Données de paiement).

Nous utilisons les Données de paiement pour finaliser les transactions, ainsi que pour la détection et la prévention des fraudes.

Lorsque vous choisissez un service de paiement et fournissez des Données de paiement à ce service, ce dernier pourra vous proposer de stocker ces données. Celles-ci sont stockées par le service de paiement pour vous permettre d’effectuer des transactions futures sans les saisir à nouveau. En aucun cas Toolcie ne conserve ni ne traite les Données de paiement.

Données d’assistance

Les Données d’assistance sont les informations que nous recueillons lorsque vous envoyez une demande d’assistance ou que vous exécutez un utilitaire de résolution des problèmes automatisé. Cela peut inclure des informations sur le matériel, les logiciels et d’autres détails relatifs à la résolution de l’incident, par exemple: informations de contact ou d’authentification, personnalisation de sessions de conversation, informations sur l’état de l’ordinateur et de l’application lorsque la panne a eu lieu ou lors des diagnostics, données de système et de registre sur les installations logicielles et les configurations matérielles, et fichiers de suivi des erreurs.

L’assistance peut être apportée par téléphone, par courrier électronique ou via une conversation en ligne. Nous pouvons être amenés à utiliser l’accès à distance, avec votre autorisation, pour naviguer temporairement sur votre ordinateur. Les conversations téléphoniques, les sessions de conversation en ligne ou les sessions d’accès à distance avec des professionnels de l’assistance peuvent être enregistrées et/ou surveillées. Pour l’accès à distance, vous pouvez également accéder à l’enregistrement après votre session. Pour les conversations en ligne ou l’accès à distance, vous pouvez mettre un terme à la session à tout moment de votre choix. Nous utilisons les Données d’assistance tel que décrit dans cette déclaration de confidentialité et nous les utilisons également pour résoudre un incident et à des fins de formation.

Suite à la résolution d’un incident, nous pouvons vous contacter à propos de votre expérience et vos offres. Le désabonnement des communications relatives à l’assistance technique se fait séparément des autres communications envoyées par Toolcie, en contactant l’assistance ou à partir du lien prévu à cet effet dans le pied de page du courrier électronique. Nous contacter pour vérifier et modifier vos informations personnelles recueillies par l’intermédiaire de nos services d’assistance.

Données d’authentification

Les Données d’authentification sont les identifiants, adresse e-mail, nom d’utilisateur et mot de passe, permettant d’accéder aux Services applicatifs.

Les Identifiants sont personnels et confidentiels. Ils ne peuvent être changés que sur demande du Client ou à l'initiative du Prestataire sous réserve d’en informer préalablement le Client. Le Client s'engage à mettre tout en œuvre pour conserver secrets les Identifiants le concernant et à ne pas les divulguer sous quelque forme que ce soit.

Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès qui lui sont remis. Il s’assurera qu’aucune autre personne non autorisée par le Prestataire n’a accès aux Services applicatifs et aux Solutions. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des postes individuels d’accès aux Solutions. Dans l’hypothèse où il aurait connaissance de ce qu’une autre personne y accède, le Client en informera le Prestataire sans délai et le confirmera par courrier recommandé.

En cas de perte ou de vol d'un des identifiants, le Client utilisera la procédure, mise en place par le Prestataire et décrite dans la base de connaissance en ligne, lui permettant de récupérer ses identifiants.

Cookies et autres informations

Les Services applicatifs utilisent des « cookies », c’est-à-dire de petits fichiers texte placés sur le disque dur d’un appareil par un serveur Web. Nous sommes susceptibles d’utiliser des cookies et des technologies similaires pour stocker les préférences et les paramètres des utilisateurs, pour authentifier les utilisateurs, pour recueillir des informations d’ordre opérationnel sur les Services applicatifs ou à des fins de prévention de fraude.

Des organismes tiers, que nous avons engagés pour fournir certains services en notre nom, comme l’analyse de site, peuvent également utiliser des cookies lorsque vous utilisez les services Applicatifs.

Partage des informations

Nous ne divulguons pas les Données Client, les Données d’administration, les Données de paiement ni les Données d’assistance (« vos informations ») hors des Services applicatifs Toolcie SaaS ou ses filiales et affiliés contrôlés, sauf si vous le demandez ou tel que décrit dans votre ou vos accords ou cette Déclaration de confidentialité.

• Nous concluons parfois des contrats avec d’autres entreprises afin d’offrir des services (tels que l’assistance client) en notre nom. Il peut nous arriver de permettre à ces entreprises d’accéder à vos informations lorsqu’elles en ont besoin pour respecter leur engagement. Ces entreprises doivent obligatoirement garantir la confidentialité de vos informations et n’ont pas le droit de les utiliser pour tout objectif autre que celui pour lequel elles ont été engagées par Toolcie.
• Nous ne divulguons pas les Données Client à un tiers (dont les services de police, une autre entité nationale ou un plaignant civil, à l’exception de nos sous-traitants) sauf si vous le demandez ou si la loi l’exige. Si un tiers devait nous contacter avec une demande de Données Client, nous tenterions de lui demander de s’adresser directement à vous. Dans le cadre de ce scénario, nous pourrions donner vos informations de contact de base au tiers. Si nous sommes contraints de divulguer des Données Client à un tiers, nous mettrons en œuvre des efforts raisonnables d’un point de vue commercial afin de vous avertir préalablement de cette divulgation, à moins que la loi ne nous l’interdise.
• Les Services peuvent vous permettre d’acheter, de vous abonner à ou d’utiliser des services, des logiciels et du contenu proposés par des entreprises autres que Toolcie (« Offres de tiers »). Si vous choisissez d’acheter, de vous abonner à ou d’utiliser une offre de tiers, nous sommes susceptibles de communiquer au tiers vos Données d’administration afin qu’il puisse vous fournir le Service demandé (et sous réserve de vos préférences de contact, vous envoie des communications promotionnelles). Ces informations et votre utilisation d’une offre de tiers seront régies par la Déclaration de confidentialité et les règles applicables au tiers.
• Nous ne répondrons pas de façon substantielle à des demandes sur la protection des données et la confidentialité provenant de vos utilisateurs finaux sans votre accord écrit préalable, sauf si la loi l’exige.

Emplacement des Données

Les Données sont stockées en France et en Europe. Elles sont hébergées dans les centres de données de Alwaysdata. Les Données sont susceptibles d’être transférées dans une région géographique principale (par exemple, aux États-Unis ou en Europe) à des fins de redondance de Données ou autres.

Selon les restrictions mentionnées ci-dessus, les Données traitées par Alwaysdata peuvent être transférées vers, stockées et traitées aux États-Unis ou dans tout autre pays dans lequel Alwaysdata ou ses sociétés affiliées, filiales ou fournisseurs de services gèrent des infrastructures. Alwaysdata se conforme au principe de sécurité défini par les ministères américain et suisse du commerce dans le domaine de la collecte, de l’utilisation et de la rétention de données provenant de l’Union européenne, de l’Espace économique européen ou de la Suisse.

Conservation et suppression des données des utilisateurs Google

Nous demandons l'accès aux données des utilisateurs Google (y compris l'adresse e-mail, le prénom, le nom et la photo de profil) pour permettre aux utilisateurs de se connecter à notre plateforme. Ces informations sont stockées en toute sécurité et utilisées uniquement à des fins d'authentification et de gestion de profil. Nous conservons ces données aussi longtemps que l'utilisateur maintient un compte chez nous.

Les utilisateurs peuvent supprimer eux-mêmes leurs données Google directement sur notre plateforme en suivant les étapes décrites dans notre base de connaissances : Comment supprimer un compte. Une fois qu'un utilisateur supprime son compte, toutes les données associées, y compris les identifiants de connexion tels que l'adresse e-mail, le prénom, le nom et la photo de profil, seront définitivement supprimées de nos systèmes.

Concernant les e-mails envoyés via l'API Gmail (https://www.googleapis.com/auth/gmail.send), nous ne stockons pas le contenu des e-mails. Toutefois, des métadonnées (comme l'adresse e-mail du destinataire et l'objet de l'e-mail) peuvent être conservées à des fins de tenue de registres pour une durée maximale de 30 jours. Le même processus de suppression s'applique à ces enregistrements lorsque l'utilisateur supprime son compte.

Protection des données des utilisateurs Google

Nous prenons la protection des données des utilisateurs Google très au sérieux. Toutes les données personnelles, y compris l'adresse e-mail, le prénom, le nom et la photo de profil, sont cryptées à la fois en transit et au repos à l'aide de protocoles de cryptage conformes aux normes de l'industrie (par exemple, TLS pour les données en transit). Ces informations sont utilisées uniquement à des fins de connexion et sont stockées en toute sécurité dans notre système.

Pour les interactions avec l'API Gmail (https://www.googleapis.com/auth/gmail.send), nous veillons à ce que toutes les données d'e-mails soient cryptées et transmises de manière sécurisée. Le contenu des e-mails envoyés via cette API n'est pas stocké sur nos serveurs. L'accès à toutes les données des utilisateurs Google est strictement contrôlé, et seuls les membres autorisés du personnel peuvent y accéder dans le cadre de politiques d'accès sécurisées.

Nous contacter

Vos commentaires sont les bienvenus. Si vous pensez que Toolcie ne respecte pas ses engagements de confidentialité ou de sécurité, veuillez nous contacter par l’intermédiaire de notre site Internet:

• Site Internet: https://toolcie.com/fr/support

Date d’édition des règles de confidentialité: le 16 octobre 2024