Base de connaissances

Comment ajouter une pièce jointe lors de l'envoi d'un devis ou d'une facture ?

Il est possible d'ajouter une ou plusieurs pièces jointes lors de l'envoi d'un devis ou d'une facture.

Il y a trois possibilités de le faire :

  1. Importer la pièce jointe directement dans l'e-mail
  2. Insérer la pièce jointe dans le message de l'e-mail sous forme de lien
  3. Incorporer la pièce jointe dans le PDF du document

1. Importer la pièce jointe dans l'e-mail

Pour importer la pièce jointe directement dans l'e-mail, cliquez sur le bouton Bouton importer une pièce jointe « Importer une pièce jointe ».

Une fois la bibliothèque de média ouverte, sélectionnez le média désiré ou importez-en un nouveau.

2. Insérer la pièce jointe dans le message de l'e-mail

Pour insérer la pièce jointe dans le message de l'e-mail, cliquez dans la zone de texte « Message » puis dans la barre d'outils, cliquez sur l'icône Bouton insérer un média « Insérer un média ».

Une fois la bibliothèque de média ouverte, sélectionnez le média désiré ou importez-en un nouveau.

La pièce jointe sera alors insérée sous forme de lien directement dans le message de votre e-mail.

Vous pouvez également enregistrer ce message pour une utilisation ultérieure en cliquant sur le bouton Bouton enregistrer « Enregistrer ce texte dans la bibliothèque » situé dans la barre d'outils.

3. Incorporer la pièce jointe dans le PDF du document

Toolcie permet d'ajouter une pièce jointe avant et après le document PDF.

Voir l'article de la base de connaissance

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/comment-ajouter-une-piece-jointe-lors-de-lenvoi-dun-devis-ou-dune-facture
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Fonctionnement des packs d'articles

Vous pouvez créer des packs d'articles appelés également lots de produits ou de services.

Ces packs sont utilisables dans vos devis et factures.

Il y a deux types de comportement lors de l'insertion d'un pack dans un document :

  • Insertion des articles du pack uniquement
  • Insertion du pack avec ses articles

Ces deux comportements sont très différents et nécessitent de bien les comprendre avant leur utilisation.

Insertion des articles du pack uniquement

Ce comportement va lors de l'insertion du pack dans un devis ou une facture insérer uniquement les articles du pack. Le pack en lui-même ne sera pas inséré dans le document. Ce comportement est à utiliser afin de vous faire gagner du temps si vous devez régulièrement ajouter plusieurs mêmes articles au sein d'un document.

Insertion du pack avec ses articles

Ce comportement permet lors de l'insertion dans un document de former une seule et même entité entre le pack et les articles qu'il contient. Ce comportement est à utiliser si vous souhaitez proposer un produit ou un article composé de sous-articles. Ce dernier permet de redéfinir le prix de l'ensemble des sous-articles.

Le pack reste modifiable une fois inséré dans le document. 

Le pack ne gère que la taxe du pack lui-même. Il est donc conseillé d'ajouter des articles au pack ayant la même taxe uniquement.

Création d'un pack d'articles

La création d'un pack d'articles se fait de la même manière que l'ajout d'un article standard. Lors de la création,  sélectionnez le type « Pack » puis sélectionnez les articles composant le pack.

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/fonctionnement-des-packs-darticles

Comment créer une facture d'acompte ou de solde à partir d'un devis ?

Toolcie permet de créer des factures à partir d'un devis. Les factures peuvent être d'acompte, de solde ou totales.

Pour ce faire, dans la page listant l'ensemble de devis et offres, cliquez sur le menu contextuel situé à droite Menu contextuel puis sur « Convertir en facture » Convertir un devis-en-facture.

Lors de la conversion d'un devis en facture d'acompte ou de solde, vous devrez indiquer le pourcentage du montant total ou le montant total TTC désiré.

Convertir un devis en facture d'acompte, de solde ou totale

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/comment-creer-une-facture-dacompte-ou-de-solde-partir-dun-devis

Comment créer une facture récurrente ?

La facturation récurrente est utile lorsque vous facturez pour certains de vos clients à intervalles réguliers. C'est par exemple le cas pour des abonnements ou encore pour de la maintenance.

Toolcie vous permet de créer des factures récurrentes. Le logiciel crée pour vous automatiquement une nouvelle facture basée sur le modèle historique à intervalles réguliers. Une fois la facture créée, le logiciel vous envoie une alerte. Vous pouvez ainsi vérifier la facture et si tout est en ordre, l'envoyer à votre client.

Activer la facturation récurrente

Vous pouvez activer l'option pour une facture existante ou lors de l'ajout d'une nouvelle facture.

En mode édition / création d'une facture, cliquez sur le menu contextuel Menu contextuel puis sur le bouton « Facture récurrente » Bouton facture récurrente.

Si vous êtes dans la page listant toutes les factures, utilisez le menu contextuel Menu contextuel puis cliquez sur « Facture récurrente ».

La fenêtre vous offre différentes possibilités de réglage. Vous pouvez notamment définir la fréquence d'intervalle souhaitée, exemple : toutes les 2 semaines, tous les 3 mois, tous les ans, etc.

Vous pouvez également définir le type de fin :

  • jamais
  • date de fin
  • nombre d'occurrences

Si vous choisissez la date de fin, la dernière facture automatique créée le sera au plus tard le jour de la date de fin.

Si vous optez pour un certain nombres d'occurrences, la dernière facture créée le sera une fois le nombre d'occurrences atteint. Exemple : si vous avez défini 2 occurrences, 2 factures seront crées puis la facturation récurrente s'arrêtera.

A l'enregistrement, la prochaine date de création d'une facture vous sera indiquée.

Modifier ou désactiver la facturation récurrente

Vous pouvez en tout temps modifier ou désactiver une facture récurrente soit depuis cette dernière soit depuis les factures issues de cette dernière. Il vous suffit d'utiliser le même chemin que pour l'activation.

Afficher toutes les factures récurrentes

Lorsque vous êtes dans la page listant toutes les factures, vous pouvez afficher les factures récurrentes (modèles) en cliquant sur l'icône de recherche Icone recherche puis dans le menu situé en-dessous du champ de recherche, cliquez sur « Facture récurrente ».

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/comment-creer-une-facture-recurrente
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Gestion des réductions dans les devis et factures

Le logiciel Toolcie vous permet de gérer vos réductions ou remises dans vos devis et factures de plusieurs manières différentes.

Vous pouvez ajouter des réductions par ligne / entrée mais également des réductions par groupe d'entrées (réductions globales).

La réduction comprend toujours deux champs :

  • le type de réduction : est-ce qu'il s'agit d'un pourcentage ou d'un montant fixe
  • la valeur de la réduction

Comment ajouter une réduction sur une ligne ?

Pour ajouter une réduction lors de la création d'une entrée, il vous suffit de cliquer sur la case à cocher Case à cocher Réduction puis d'y remplir les champs mentionnés plus haut.

Pour une ligne / entrée déjà créée, cliquez sur le menu contextuel Menu contextuel pour y ajouter la réduction.

Comment ajouter une réduction sur un groupe ?

Si vous souhaitez ajouter une réduction globale ou sur un groupe, cliquez sur le bouton « Ajouter » Bouton ajouter puis sur le bouton « Réduction » Bouton réduction.

Si vous souhaitez faire une réduction sur le montant total du document après les taxes (TVA), choisissez le type de réduction « Montant fixe » puis cochez la case « Calculer sur le montant total TTC ».

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/gestion-des-reductions-dans-les-devis-et-factures

Comment modifier le statut d'une facture ou d'un devis ?

Vous pouvez à tout moment changer manuellement de statut vos documents comme annuler une facture, passer son statut en envoyé ou encore ajouter le statut validé à un devis.

Pour ce faire, il vous suffit d'aller dans la page listant vos documents puis de cliquer sur le badge de couleur indiquant le statut du document. Une fois cliqué, vous pourrez sélectionner son nouveau statut.

Modifier le statut d'une facture ou d'un devis

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/comment-modifier-le-statut-dune-facture-ou-dun-devis

Comment exporter des factures ou devis en masse ?

Toolcie permet d'exporter en masse vos factures ou devis.

Pour exporter des factures ou devis, dans la section correspondante, cochez Case à cocher les documents que vous souhaitez exporter puis cliquez sur le bouton exporter Bouton exporter.

L'ouverture du fichier doit se faire dans un tableur comme Microsoft Excel ou Google Sheets, en tant que fichier (CSV) aux valeurs séparées par des virgules.

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/comment-exporter-des-factures-ou-devis-en-masse

Faut-il renseigner les prix HT ou TTC ?

Il nous est souvent demandé si les prix doivent être entrés hors taxes ou toutes taxes comprises typiquement pour des produits ou services.

La question la plus importante à se poser est en cas de changement du taux de TVA. Est-ce que vos produits et services devront augmenter ou au contraire rester au même prix (diminution ou augmentation du chiffre d'affaires en fonction du nouveau taux de TVA) ?

Un autre point à prendre en considération est l'arrondi lié à la devise utilisée. Par exemple en Suisse, l'arrondi se fait à 0.05. Si vous avez activé l'affichage des prix TTC, nous vous conseillons de rentrer vos prix TTC afin d'éviter d'éventuels problèmes d'arrondi.

Comment spécifier cette information ?

Le logiciel vous permet de définir si le prix est entendu « HT » ou « TTC » pour chacun de vos services et produits.

Que se passe-il en cas de changement du taux de la TVA ?

En cas de changement du taux de TVA, vous n'aurez qu'à simplement changer le taux. Les prix de vos articles seront automatiquement recalculés en fonction du nouveau taux en se basant sur la mention « entendu » pour calculer le prix inverse (HT > TTC ou TTC > HT).

Il va de soi que cela n'impactera pas vos devis et factures déjà établis (documents finalisés).

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/faut-il-renseigner-les-prix-ht-ou-ttc