La facturation électronique devient progressivement obligatoire dans de nombreux pays. Toolcie vous accompagne dans cette transition en vous permettant d'envoyer et de recevoir des factures électroniques de manière simple et sécurisée via différents réseaux d'échange comme Peppol. Ce guide vous explique comment configurer et utiliser la facturation électronique dans votre logiciel.
Toolcie utilise SUPER PDP comme point d'accès partenaire pour la transmission des factures électroniques. C'est donc SUPER PDP que vous retrouverez dans les listes officielles des points d'accès agréés, et non Toolcie directement.
Comprendre le fonctionnement de la facturation électronique
La facturation électronique fonctionne selon un modèle à 4 coins qui garantit la sécurité et la traçabilité des échanges :
- Votre application Toolcie : C'est votre interface pour créer et gérer vos factures
- Votre point d'accès (SUPER PDP) : Il transmet vos factures sur le réseau d'échange
- Le point d'accès de votre client : Il réceptionne la facture pour votre destinataire
- L'application de votre client : Où votre client reçoit et traite la facture
Ce système permet une transmission sécurisée et normalisée des factures entre différents logiciels et entreprises, indépendamment des solutions utilisées par chacun.
Les réseaux d'échange disponibles
Toolcie supporte actuellement plusieurs formats de facturation électronique selon votre pays :
- Belgique : Format UBL via le réseau Peppol
- France : Format FactureX via le réseau Peppol. Voir notre article dédié Facturation électronique en France pour le détail des spécificités françaises (e-reporting, régime de TVA, calendrier de l'obligation)
D'autres réseaux et formats seront progressivement ajoutés pour répondre aux obligations légales d'autres pays comme l'Italie et l'Espagne.
Activer la facturation électronique
Étape 1 : Accéder aux paramètres
Pour activer la facturation électronique dans Toolcie :
- Rendez-vous dans Paramètres > Entreprise
- Localisez la section dédiée à la facturation électronique
- Cliquez sur le bouton « Configurer »
Étape 2 : Inscription et vérification d'identité
Lors de la configuration, choisissez votre mode d'utilisation. Les options varient selon votre pays :
- France : Réception uniquement (recommandé), Envoi uniquement, ou Envoi et réception
- Belgique : Envoi uniquement, ou Envoi et réception (recommandé)
Puis vérifiez les informations de votre entreprise : numéro de TVA, SIRET ou autres identifiants selon votre pays.
À savoir : En France, le mode « Réception uniquement » ne sera plus proposé à partir de septembre 2027 : « Envoi et réception » deviendra alors le mode par défaut.
Une fois votre demande soumise, vous êtes redirigé vers notre partenaire (Plateforme Agréée en France, point d'accès Peppol certifié en Belgique) pour une vérification d'identité.
Étape 3 : Validation de votre inscription
Une fois la vérification effectuée :
- Cela peut prendre de quelques heures à quelques jours
- Vous recevrez une notification dans Toolcie dès que votre accès est actif
Résolution des erreurs d'inscription
Si vous recevez une erreur lors de l'inscription, cela signifie généralement que votre entreprise est déjà enregistrée chez un autre point d'accès pour la réception des factures.
À savoir : Une entreprise peut être inscrite chez plusieurs points d'accès pour l'envoi de factures, mais un seul point d'accès est autorisé pour la réception.
Deux cas de figure possibles :
Cas 1 : Vous souhaitez recevoir vos factures dans Toolcie
- Connectez-vous à votre autre logiciel ou point d'accès actuel
- Modifiez votre mode d'inscription en « Envoi uniquement »
- Retournez dans Toolcie et recommencez l'enregistrement en mode « Envoi et réception »
Cas 2 : Vous souhaitez continuer à recevoir vos factures dans votre autre logiciel (ex: logiciel comptable)
- Dans Toolcie, choisissez le mode « Envoi uniquement » lors de la configuration
- Vous pourrez ainsi émettre des factures électroniques via Toolcie tout en continuant à recevoir vos factures fournisseurs dans votre autre application
Envoyer une facture électronique
Une fois la facturation électronique activée, vous pouvez envoyer vos factures de deux façons différentes :
Méthode 1 : Depuis la liste des factures
- Accédez à la page listant vos factures
- Cliquez sur le menu contextuel (trois points verticaux) situé à droite de la facture concernée
- Sélectionnez l'option « Envoyer »
Méthode 2 : Lors de la modification d'une facture
- Ouvrez la facture en mode édition
- Cliquez sur le menu rouge situé à droite
- Cliquez sur l'icône « Envoyer »
Validation de l'envoi
Dans la fenêtre d'envoi qui s'affiche :
- Vérifiez que le mode d'envoi sélectionné est bien « Facturation électronique » et non « E-mail »
- Cliquez sur le bouton « Envoyer en e-facture »
Le statut de la facture passera automatiquement en « Envoyé ». Vous recevrez une notification uniquement en cas d'erreur lors de la transmission.
Vérifier le statut d'envoi d'une facture
Pour savoir si votre facture a bien été transmise à votre client :
- Le statut de la facture dans Toolcie passe à « Envoyé » dès que la transmission est réussie
- Si aucune notification d'erreur n'a été reçue, cela signifie que la facture a été correctement transmise au point d'accès de votre client
- La réception effective par votre client dépend ensuite de son propre système
💡 Bon à savoir : Le réseau d'échange garantit la transmission de votre facture au point d'accès de votre client. Si celui-ci ne la reçoit pas dans son logiciel, cela peut indiquer un problème de configuration de son côté ou qu'il n'est pas encore connecté au réseau d'échange.
Recevoir des factures fournisseurs
Si vous avez activé le mode « Envoi et réception », la réception des factures fournisseurs est entièrement automatisée dans Toolcie.
Fonctionnement de la réception
- Les factures reçues via le réseau d'échange sont automatiquement intégrées dans votre section "Factures fournisseurs"
- Vous recevez une notification à chaque réception de nouvelle facture
- Aucune action manuelle n'est nécessaire de votre part
Consulter vos factures fournisseurs
Pour accéder à vos factures fournisseurs reçues électroniquement :
- Rendez-vous dans la section Factures fournisseurs de Toolcie
- Consultez les notifications pour être alerté des nouvelles réceptions
Questions fréquentes
Dois-je vérifier régulièrement mes factures fournisseurs ?
Non, grâce au système de notifications automatiques, vous êtes alerté dès qu'une nouvelle facture est reçue. Vous n'avez pas besoin de consulter régulièrement votre section factures fournisseurs.
Comment puis-je vérifier que je suis bien inscrit ?
Le plus simple est de consulter le statut affiché dans Paramètres › Entreprise : s'il indique « Activé », votre inscription est bien effective. Si vous souhaitez vérifier plus en détail, vous pouvez aussi consulter l'annuaire de votre point d'accès sur superpdp.tech/outils/info-annuaire.
Mon client peut-il recevoir ma facture électronique s'il n'utilise pas Toolcie ?
Oui, absolument. Le principe des réseaux d'échange comme Peppol est de permettre l'interopérabilité entre différents logiciels. Votre client peut utiliser n'importe quel logiciel compatible avec le réseau d'échange pour recevoir vos factures.
Comment savoir si un client est bien inscrit dans l'annuaire ?
Vous pouvez vérifier si une entreprise est inscrite via l'outil d'annuaire de notre partenaire, disponible sur superpdp.tech/outils/info-annuaire, avec une recherche simplifiée par pays (France, Belgique).
Que se passe-t-il si mon client n'est pas encore connecté au réseau d'échange ?
Dans ce cas, vous ne pourrez pas lui envoyer de facture électronique via le réseau. Vous devrez continuer à lui envoyer vos factures par e-mail ou courrier jusqu'à ce qu'il soit connecté au réseau.
Puis-je continuer à envoyer des factures par e-mail ?
Oui, l'activation de la facturation électronique ne remplace pas l'envoi par e-mail. Lors de l'envoi d'une facture, vous choisissez le mode d'envoi souhaité : « E-mail » ou « Facturation électronique » selon les capacités de votre destinataire.
La facturation électronique est-elle obligatoire ?
Cela dépend de votre pays et de vos clients. De nombreux pays rendent progressivement la facturation électronique obligatoire, notamment pour les transactions B2B et B2G. Par exemple, en France, la facturation électronique devient obligatoire à partir de septembre 2026. Nous vous conseillons de vous renseigner sur les obligations légales de votre pays.
Toolcie gère-t-il aussi le e-reporting ?
Cela dépend de votre pays : les obligations de e-reporting ne sont pas les mêmes partout. Pour la France, consultez notre article dédié Facturation électronique en France, qui détaille le e-reporting B2C et B2Bi.
Vous n’avez pas trouvé votre réponse ?
Notre équipe support est disponible pour vous aider.
Nous contacter