La facturation électronique avec Toolcie

La facturation électronique devient progressivement obligatoire dans de nombreux pays. Toolcie vous accompagne dans cette transition en vous permettant d'envoyer et de recevoir des factures électroniques de manière simple et sécurisée via différents réseaux d'échange comme Peppol. Ce guide vous explique comment configurer et utiliser la facturation électronique dans votre logiciel.

Toolcie utilise SUPER PDP comme point d'accès partenaire pour la transmission des factures électroniques. C'est donc SUPER PDP que vous retrouverez dans les listes officielles des points d'accès agréés, et non Toolcie directement.

Comprendre le fonctionnement de la facturation électronique

La facturation électronique fonctionne selon un modèle à 4 coins qui garantit la sécurité et la traçabilité des échanges :

1. Votre application Toolcie : C'est votre interface pour créer et gérer vos factures
2. Votre point d'accès (SUPER PDP) : Il transmet vos factures sur le réseau d'échange
3. Le point d'accès de votre client : Il réceptionne la facture pour votre destinataire
4. L'application de votre client : Où votre client reçoit et traite la facture

Ce système permet une transmission sécurisée et normalisée des factures entre différents logiciels et entreprises, indépendamment des solutions utilisées par chacun.

Les réseaux d'échange disponibles

Toolcie supporte actuellement plusieurs formats de facturation électronique selon votre pays :

• Belgique : Format UBL via le réseau Peppol
• France : Format Factur-X via une plateforme agréée, interconnectée aux autres PA via le réseau Peppol. Voir notre article dédié Facturation électronique en France pour le détail des spécificités françaises (e-reporting, régime de TVA, calendrier de l'obligation)

D'autres réseaux et formats seront progressivement ajoutés pour répondre aux obligations légales d'autres pays comme l'Italie et l'Espagne.

Activer la facturation électronique

Étape 1 : Accéder aux paramètres

Pour activer la facturation électronique dans Toolcie :

1. Rendez-vous dans Paramètres > Entreprise
2. Localisez la section dédiée à la facturation électronique
3. Cliquez sur le bouton « Configurer »

Étape 2 : Inscription et vérification d'identité

Lors de la configuration, choisissez votre mode d'utilisation. Les options varient selon votre pays :

• France : Réception uniquement (recommandé), Envoi uniquement, ou Envoi et réception
• Belgique : Envoi uniquement, ou Envoi et réception (recommandé)

Puis vérifiez les informations de votre entreprise : numéro de TVA, SIRET ou autres identifiants selon votre pays.

À savoir : En France, le mode « Réception uniquement » ne sera plus proposé à partir de septembre 2027 : « Envoi et réception » deviendra alors le mode par défaut.

Une fois votre demande soumise, vous êtes redirigé vers notre partenaire (plateforme agréée en France, point d'accès Peppol certifié en Belgique) pour une vérification d’identité, identique dans les deux pays.

Étape 3 : Validation de votre inscription

Une fois la vérification effectuée :

• Cela peut prendre de quelques heures à quelques jours
• Vous recevrez une notification dans Toolcie dès que votre accès est actif

À savoir : Tant que votre inscription est au statut « En attente de validation », vous ne pouvez pas modifier vos paramètres (mode, régime de TVA...). Il faut attendre que votre demande soit validée pour pouvoir les ajuster.

Résolution des erreurs d'inscription

À savoir : Une entreprise peut être inscrite chez plusieurs points d'accès pour l'envoi de factures, mais un seul point d'accès est autorisé pour la réception.

En Belgique, si votre entreprise est déjà inscrite chez un autre prestataire pour la réception, vous devez impérativement vous désinscrire de cet ancien prestataire (ou passer votre inscription chez lui en « Envoi uniquement ») avant de vous inscrire dans Toolcie en mode « Envoi et réception ». Sinon, vos factures fournisseurs continueront d’arriver chez l’ancien prestataire et non dans Toolcie.

Si votre entreprise est déjà inscrite ailleurs pour la réception en France, aucune action de votre part n’est nécessaire. Notre partenaire SUPER PDP détecte automatiquement votre inscription existante et engage le transfert (portage) en arrière-plan, en quelques jours ouvrés. Voir notre article dédié Facturation électronique en France pour le détail du délai et de ce qui se passe pendant le transfert.

Vous préférez continuer à recevoir vos factures fournisseurs ailleurs (ex : logiciel comptable) ? Choisissez simplement le mode « Envoi uniquement » dans Toolcie lors de la configuration : vous pourrez émettre des factures électroniques via Toolcie tout en continuant à recevoir vos factures fournisseurs dans votre autre application, quel que soit votre pays.

Envoyer une facture électronique

Une fois la facturation électronique activée, vous pouvez envoyer vos factures de deux façons différentes :

Méthode 1 : Depuis la liste des factures

1. Accédez à la page listant vos factures
2. Cliquez sur le menu contextuel (trois points verticaux) situé à droite de la facture concernée
3. Sélectionnez l'option « Envoyer »

Méthode 2 : Lors de la modification d'une facture

1. Ouvrez la facture en mode édition
2. Cliquez sur le menu rouge situé à droite
3. Cliquez sur l'icône « Envoyer »

Validation de l'envoi

Dans la fenêtre d'envoi qui s'affiche :

1. Vérifiez que le mode d'envoi sélectionné est bien « Facturation électronique » et non « E-mail »
2. Cliquez sur le bouton « Envoyer en e-facture »

Le statut de la facture passera automatiquement en « Envoyé ». Vous recevrez une notification uniquement en cas d'erreur lors de la transmission.

Vérifier le statut d'envoi d'une facture

Pour savoir si votre facture a bien été transmise à votre client :

• Le statut de la facture dans Toolcie passe à « Envoyé » dès que la transmission est réussie
• Si aucune notification d'erreur n'a été reçue, cela signifie que la facture a été correctement transmise au point d'accès de votre client
• La réception effective par votre client dépend ensuite de son propre système

💡 Bon à savoir : Le réseau d'échange garantit la transmission de votre facture au point d'accès de votre client. Si celui-ci ne la reçoit pas dans son logiciel, cela peut indiquer un problème de configuration de son côté ou qu'il n'est pas encore connecté au réseau d'échange.

Recevoir des factures fournisseurs

Si vous avez activé le mode « Envoi et réception », la réception des factures fournisseurs est entièrement automatisée dans Toolcie.

Fonctionnement de la réception

• Les factures reçues via le réseau d'échange sont automatiquement intégrées dans votre section "Factures fournisseurs"
• Vous recevez une notification à chaque réception de nouvelle facture
• Aucune action manuelle n'est nécessaire de votre part

Consulter vos factures fournisseurs

Pour accéder à vos factures fournisseurs reçues électroniquement :

1. Rendez-vous dans la section Factures fournisseurs de Toolcie
2. Consultez les notifications pour être alerté des nouvelles réceptions

Questions fréquentes

Dois-je vérifier régulièrement mes factures fournisseurs ?

Non, grâce au système de notifications automatiques, vous êtes alerté dès qu'une nouvelle facture est reçue. Vous n'avez pas besoin de consulter régulièrement votre section factures fournisseurs.

Comment puis-je vérifier que je suis bien inscrit ?

Le plus simple est de consulter le statut affiché dans Paramètres › Entreprise : s'il indique « Activé », votre inscription est bien effective. Si vous souhaitez vérifier plus en détail, vous pouvez aussi consulter l'annuaire de votre point d'accès sur superpdp.tech/outils/info-annuaire.

Où puis-je trouver mon identifiant de facturation électronique pour le communiquer à mes fournisseurs ?

Une fois votre inscription activée, votre identifiant s'affiche dans Paramètres › Entreprise, sur la ligne « Identifiant », au format scheme:numéro (par exemple 0225:000000002 en France (9 chiffres, SIREN), 0208:0000000002 en Belgique (10 chiffres, numéro d'entreprise BCE)). C'est cet identifiant que vous pouvez communiquer à vos fournisseurs ou clients pour qu'ils vous enregistrent comme destinataire de facturation électronique dans leur propre système.

En Belgique, l'alias correspondant à votre numéro de TVA (scheme 9925) est enregistré automatiquement en parallèle de votre numéro d'entreprise (scheme 0208) : que vos fournisseurs vous adressent une facture via l'un ou l'autre, elle vous parvient dans les deux cas, sans démarche supplémentaire de votre part.

Mon client peut-il recevoir ma facture électronique s'il n'utilise pas Toolcie ?

Oui, absolument. Le principe des réseaux d'échange comme Peppol est de permettre l'interopérabilité entre différents logiciels. Votre client peut utiliser n'importe quel logiciel compatible avec le réseau d'échange pour recevoir vos factures.

Comment savoir si un client est bien inscrit dans l'annuaire ?

Vous pouvez vérifier si une entreprise est inscrite via l'outil d'annuaire de notre partenaire, disponible sur superpdp.tech/outils/info-annuaire, avec une recherche simplifiée par pays (France, Belgique).

Que se passe-t-il si mon client n'est pas encore connecté au réseau d'échange ?

Dans ce cas, vous ne pourrez pas lui envoyer de facture électronique via le réseau. Vous devrez continuer à lui envoyer vos factures par e-mail ou courrier jusqu'à ce qu'il soit connecté au réseau.

Mon client m’indique être enregistré sous une adresse de facturation spécifique, que dois-je faire ?

Ces champs se remplissent automatiquement à partir des informations de l’entreprise du contact (SIREN pour la France, numéro de TVA pour la Belgique) s’ils sont laissés vides. Vous n’avez besoin de les renseigner manuellement que dans les cas particuliers ci-dessous.

Certaines entreprises sont enregistrées dans l’annuaire sous une adresse plus précise que l’identifiant standard de leur pays (par exemple, en France, une combinaison SIREN + SIRET plutôt que le SIREN seul). Si votre client vous communique cette adresse, ouvrez sa fiche contact, dépliez l’accordéon « Facturation électronique », puis renseignez le schéma et le code exacts qu’il vous a transmis. Voir la question « Un de mes clients m’indique être enregistré sous un identifiant SIREN_SIRET, que dois-je faire ? » dans notre article Facturation électronique en France pour un exemple concret.

Astuce : si l’identifiant vous est communiqué au format schéma:code (par exemple 0225:433503984_43350398400075), la partie avant le « : » est le schéma, la partie après est le code.

L’envoi échoue alors que mon destinataire semble bien inscrit, que faire ?

Ce cas est plus rare qu’un simple défaut de connexion au réseau : vérifiez d’abord que votre destinataire est bien connecté (voir « Que se passe-t-il si mon client n’est pas encore connecté au réseau d’échange ? » plus haut).

Si c’est bien le cas et que l’envoi échoue malgré tout, l’entreprise s’est peut-être enregistrée sous une adresse plus précise que l’identifiant standard par défaut. L’annuaire ne permettant pas toujours d’identifier clairement cette forme exacte, le plus fiable est de demander directement à votre destinataire son identifiant de facturation électronique, puis de le renseigner sur sa fiche contact comme décrit ci-dessus.

Puis-je continuer à envoyer des factures par e-mail ?

Oui, l'activation de la facturation électronique ne remplace pas l'envoi par e-mail. Lors de l'envoi d'une facture, vous choisissez le mode d'envoi souhaité : « E-mail » ou « Facturation électronique » selon les capacités de votre destinataire.

La facturation électronique est-elle obligatoire ?

Cela dépend de votre pays et de vos clients. De nombreux pays rendent progressivement la facturation électronique obligatoire, notamment pour les transactions B2B et B2G. Par exemple, en France, la facturation électronique est obligatoire depuis septembre 2026, avec une généralisation à toutes les entreprises en septembre 2027. Nous vous conseillons de vous renseigner sur les obligations légales de votre pays.

Toolcie gère-t-il aussi le e-reporting ?

Cela dépend de votre pays : les obligations de e-reporting ne sont pas les mêmes partout. Pour la France, consultez notre article dédié Facturation électronique en France, qui détaille le e-reporting B2C et B2Bi.