Base de connaissances

A quoi sert la bibliothèque de textes ?

La bibliothèque de textes vous permet de créer des textes réutilisables afin de gagner du temps par la suite. Il est possible d'insérer un texte depuis la bibliothèque dès qu'un champ texte comporte plusieurs lignes.

Comment l'utiliser ?

Au clic dans le champ texte, dans la barre d'édition, le bouton  sert à aller chercher un texte dans la bibliothèque. Le bouton  vous permet d'enregistrer le texte en cours de création dans la bibliothèque.

Vous pouvez également pour les devis et factures définir vos textes par défaut (texte du haut de page, texte du bas de page, texte de l'e-mail) en allant dans « Paramètres > Devis » et dans « Paramètres > Factures ».

Il vous est également possible de définir vos différentes signatures textuelles en allant dans vos réglages personnels (menu situé en haut à droite de l'application) puis dans dans l'onglet « Signatures ».

A quoi servent les types de texte ?

Les types de texte permettent de catégoriser les textes afin de les retrouver plus facilement. Ils servent également à afficher des jetons (variables) utilisables en fonction du contexte. Par exemple, le type de texte « E-mail pour les devis » vous donnera la possibilité d'utiliser des jetons tels que « Nom du client », « Prénom du client », « Référence du devis » ou encore le « Montant du devis ». Ces différents jetons seront automatiquement remplacés par les valeurs correspondantes du document.

Les modèles de document servent à la productivité. Ils vous permettent de créer des devis et factures en partant d'une base que vous aurez au préalable créée.

Lors de la création d'un nouveau document, vous avez le choix de créer un document vierge (vide) ou de commencer à partir d'un modèle de document existant.

Comment créer un nouveau modèle de document ?

Il existe deux possibilités :

1. Créez un document vierge puis dans les paramètres de ce dernier, activez l'option « Considérer ce document comme un modèle ».
2. Depuis la page listant vos devis ou factures, créez un nouveau document à partir d'un modèle puis cliquez sur le bouton « Créer un modèle de document »

Est-ce qu'un modèle de document peut être envoyé au client ?

Non, les modèles de document ne doivent pas être transmis aux clients. Ils servent uniquement de modèles pour la création de nouveaux documents.

Il est possible d'ajouter automatiquement un texte dans le haut et le pied de page des devis et factures lors de la création d'un nouveau document. Ce texte est ensuite modifiable par documents.

L'ajout de ce texte se fait depuis le menu principal « Paramètres > Devis ». Remplissez le champ intitulé « Texte du bas de page par défaut » en y ajoutant votre texte.

Recommencez l'opération pour les factures depuis le menu principal « Paramètres > Factures ».

Le texte sera alors ajouté automatiquement lors de la création de nouveaux documents. Cette opération ne modifiera pas vos documents existants.

Il est d'un point de vue comptable conseillé de créer un avoir pour annuler une facture.

Il est aussi possible de considérer une facture comme annulée en ajoutant le statut « Annulé ».
Si la facture a déjà été payée, vous pouvez encaisser un paiement négatif en sélectionnant l'option « Remboursement » via l'onglet « Paiements » dans le menu contextuel situé à droite dans la page listant les factures.

Les modèles de document servent à la productivité. Ils vous permettent de créer des devis et factures en partant d'une base que vous aurez au préalable créée.

Les modèles de mise en page servent quant à eux à personnaliser l'apparence de vos documents (design). 

Articles en relation :

• Modèles de document
• Comment personnaliser un modèle de mise en page pour vos devis et factures ?
• Comment installer de nouveaux modèles de mise en page pour vos devis et factures ?

Toolcie est conforme à la loi française concernant la loi anti-fraude à la TVA (article 286 du
code général des impôts).

Le logiciel répond aux quatre critères principaux, soit :

• Inaltérabilité des données
• Sécurisation des données
• Conservation des données
• Archivage des données

Comment faut-il faire pour activer l'option dans le logiciel ?

L'activation et la mise en conformité du logiciel s'effectuent automatiquement en se basant sur les critères suivants :

• Si la société est basée en France
• Et si le système de taxes est activé

Finalisation et obtention de la certification

L'entrepreneur doit télécharger l'attestation individuelle et signer cette dernière pour se mettre en conformité avec la loi. L'obtention de ce document se fait via le menu utilisateur en haut à droite du logiciel.

Il est possible d'ajouter une ou plusieurs pièces jointes lors de l'envoi d'un devis ou d'une facture.

Il y a trois possibilités de le faire :

1. Importer la pièce jointe directement dans l'e-mail
2. Insérer la pièce jointe dans le message de l'e-mail sous forme de lien
3. Incorporer la pièce jointe dans le PDF du document

1. Importer la pièce jointe dans l'e-mail

Pour importer la pièce jointe directement dans l'e-mail, cliquez sur le bouton  « Importer une pièce jointe ».

Une fois la bibliothèque de média ouverte, sélectionnez le média désiré ou importez-en un nouveau.

2. Insérer la pièce jointe dans le message de l'e-mail

Pour insérer la pièce jointe dans le message de l'e-mail, cliquez dans la zone de texte « Message » puis dans la barre d'outils, cliquez sur l'icône  « Insérer un média ».

Une fois la bibliothèque de média ouverte, sélectionnez le média désiré ou importez-en un nouveau.

La pièce jointe sera alors insérée sous forme de lien directement dans le message de votre e-mail.

Vous pouvez également enregistrer ce message pour une utilisation ultérieure en cliquant sur le bouton  « Enregistrer ce texte dans la bibliothèque » situé dans la barre d'outils.

3. Incorporer la pièce jointe dans le PDF du document

Toolcie permet d'ajouter une pièce jointe avant et après le document PDF.

Voir l'article de la base de connaissance

Toolcie permet de créer des factures à partir d'un devis. Les factures peuvent être d'acompte, de solde ou totales.

Pour ce faire, dans la page listant l'ensemble de devis et offres, cliquez sur le menu contextuel situé à droite  puis sur « Convertir en facture » .

Lors de la conversion d'un devis en facture d'acompte ou de solde, vous devrez indiquer le pourcentage du montant total ou le montant total TTC désiré.

La facturation récurrente est utile lorsque vous facturez pour certains de vos clients à intervalles réguliers. C'est par exemple le cas pour des abonnements ou encore pour de la maintenance.

Toolcie vous permet de créer des factures récurrentes. Le logiciel crée pour vous automatiquement une nouvelle facture basée sur le modèle historique à intervalles réguliers. Une fois la facture créée, le logiciel vous envoie une alerte. Vous pouvez ainsi vérifier la facture et si tout est en ordre, l'envoyer à votre client.

Activer la facturation récurrente

Vous pouvez activer l'option pour une facture existante ou lors de l'ajout d'une nouvelle facture.

En mode édition / création d'une facture, cliquez sur le menu contextuel  puis sur le bouton « Facture récurrente » .

Si vous êtes dans la page listant toutes les factures, utilisez le menu contextuel  puis cliquez sur « Facture récurrente ».

La fenêtre vous offre différentes possibilités de réglage. Vous pouvez notamment définir la fréquence d'intervalle souhaitée, exemple : toutes les 2 semaines, tous les 3 mois, tous les ans, etc.

Vous pouvez également définir le type de fin :

• jamais
• date de fin
• nombre d'occurrences

Si vous choisissez la date de fin, la dernière facture automatique créée le sera au plus tard le jour de la date de fin.

Si vous optez pour un certain nombres d'occurrences, la dernière facture créée le sera une fois le nombre d'occurrences atteint. Exemple : si vous avez défini 2 occurrences, 2 factures seront crées puis la facturation récurrente s'arrêtera.

A l'enregistrement, la prochaine date de création d'une facture vous sera indiquée.

Modifier ou désactiver la facturation récurrente

Vous pouvez en tout temps modifier ou désactiver une facture récurrente soit depuis cette dernière soit depuis les factures issues de cette dernière. Il vous suffit d'utiliser le même chemin que pour l'activation.

Afficher toutes les factures récurrentes

Lorsque vous êtes dans la page listant toutes les factures, vous pouvez afficher les factures récurrentes (modèles) en cliquant sur l'icône de recherche  puis dans le menu situé en-dessous du champ de recherche, cliquez sur « Facture récurrente ».

Vous pouvez à tout moment changer manuellement de statut vos documents comme annuler une facture, passer son statut en envoyé ou encore ajouter le statut validé à un devis.

Pour ce faire, il vous suffit d'aller dans la page listant vos documents puis de cliquer sur le badge de couleur indiquant le statut du document. Une fois cliqué, vous pourrez sélectionner son nouveau statut.

Il nous est souvent demandé si les prix doivent être entrés hors taxes ou toutes taxes comprises typiquement pour des produits ou services.

La question la plus importante à se poser est en cas de changement du taux de TVA. Est-ce que vos produits et services devront augmenter ou au contraire rester au même prix (diminution ou augmentation du chiffre d'affaires en fonction du nouveau taux de TVA) ?

Un autre point à prendre en considération est l'arrondi lié à la devise utilisée. Par exemple en Suisse, l'arrondi se fait à 0.05. Si vous avez activé l'affichage des prix TTC, nous vous conseillons de rentrer vos prix TTC afin d'éviter d'éventuels problèmes d'arrondi.

Comment spécifier cette information ?

Le logiciel vous permet de définir si le prix est entendu « HT » ou « TTC » pour chacun de vos services et produits.

Que se passe-il en cas de changement du taux de la TVA ?

En cas de changement du taux de TVA, vous n'aurez qu'à simplement changer le taux. Les prix de vos articles seront automatiquement recalculés en fonction du nouveau taux en se basant sur la mention « entendu » pour calculer le prix inverse (HT > TTC ou TTC > HT).

Il va de soi que cela n'impactera pas vos devis et factures déjà établis (documents finalisés).