Oui, Toolcie dispose d'une application pour mobiles, tablettes et ordinateurs de bureau.
Cette dernière est compatible avec Windows, Mac, Android, IOS, Linux et Chrome OS.
Vous pouvez insérer de manière automatique une signature HTML dans les e-mails concernant les devis et factures que vous envoyez depuis Toolcie.
Pour ce faire, allez dans les réglages personnels de votre compte (lien situé en haut à droite) puis dans l'onglet « Signatures ».
Remplissez le champ « Signature textuelle pour les e-mails » en y ajoutant votre texte.
Pour une personnalisation plus poussée, nous vous recommandons de créer une image puis de l'insérer dans la zone de texte à l'aide du bouton « 
Insérer un média » depuis l'éditeur de texte.
Dans ce cas, utilisez un logiciel de retouche d'images tel que Photoshop ou autres outils en ligne capable de redimensionner la taille de votre image.
Vous pouvez ajouter ou supprimer les unités de mesure que vous désirez directement en mode édition d'un devis ou d'une facture en cliquant sur « Gérer » en bas de la liste des unités. Il est aussi possible d'accéder à ce réglage directement depuis le menu principal « Paramètres > Unités ».
Les factures QR en Suisse remplacent les bulletins de versement rouges et orange depuis le 30 juin 2020.
En tant que créancier, vous pouvez émettre vos factures avec le Suisse QR Code via le logiciel Toolcie de façon simple.
Avant de paramétrer Toolcie, vous devez déjà disposer d'un IBAN Suisse standard.
Une fois que vous disposez de votre IBAN, ajoutez une nouvelle méthode de paiement en allant dans « Paramètres > Paiements » puis cliquez sur le bouton ajouter une nouvelle méthode de paiement 
. Activer ensuite le paiement bancaire via l'interrupteur 
et renseignez le champ IBAN.
Vous avez à ce stade en principe terminé la configuration. Vous pouvez créer une nouvelle facture et vérifier que le code QR apparaît bien. En mode brouillon (document non finalisé), le QR Code affiché est à titre démonstratif. Le QR Code définitif sera généré automatiquement lors de la finalisation du document (lors du téléchargement du PDF / impression ou encore lors du partage de la facture).
En cas de non affichage du Suisse QR Code dans votre facture, vérifiez les points suivants :
Vous pouvez changer la devise dans un devis ou une facture en mode édition en cliquant sur le menu contextuel 
puis sur le bouton paramètres 
Il est également possible de changer ce réglage par défaut afin que vos nouveaux devis et factures soient automatiquement bien paramétrés. Pour ce faire, vous devez aller dans le menu principal « Paramètres > Général ».
Vous pouvez activer ou désactiver l'affichage détaillé des taxes dans les devis et factures au cas par cas en cliquant sur le menu contextuel 
puis sur le bouton paramètres 
Il est également possible de changer ce réglage par défaut afin que vos nouveaux devis et factures soient automatiquement bien paramétrés. Pour ce faire, vous devez aller dans le menu principal « Paramètres > Devis / Factures ».
Lorsqu'une facture a le statut « Envoyé » l'échéance est automatiquement affichée dans la page listant l'ensemble des factures dans un format visuel 
.
Au survol, le nombre de jours restant avant l'échéance est affiché. Toolcie envoie une notification automatique à l'auteur de la facture le jour de l'échéance.
Il est possible en tout temps de créer un rappel facture afin de l'envoyer au client. Le rappel facture va créer une nouvelle facture de type « Rappel » reprenant les informations de la facture initiale.
Une fois la facture de rappel envoyée, le statut de la facture initiale passe en « Non payé ». La facture de rappel prend alors le relais. Il est possible de générer autant de rappels que souhaités. La génération d'un rappel peut se faire via la facture originale ou via une facture de rappel.
Le bouton « Afficher les factures liées » visible dans la page listant les factures 
permet d'afficher la facture originale et les factures de rappel liées. Ce bouton est automatiquement affiché lorsque des factures sont liées entre elles.
L'ensemble des réglages par défaut pour les rappels comme les frais, l'échéance, les textes notamment pour l'e-mail se trouve depuis le menu principal dans « Paramètres > Factures » puis dans l'onglet « Rappels ».
Pour convertir une facture en rappel, dans la page listant l'ensemble des factures, cliquez sur le menu contextuel situé à droite 
puis sur « Convertir en rappel » 
.
Lors de la conversion, vous pourrez indiquer des frais de rappel.
Pour accéder aux factures liées à votre abonnement, utilisez le menu principal « Paramètres > Abonnement » puis allez dans l’onglet « Factures ». Vous y trouverez l'ensemble des factures relatives à votre abonnement.
La bibliothèque de textes vous permet de créer des textes réutilisables afin de gagner du temps par la suite. Il est possible d'insérer un texte depuis la bibliothèque dès qu'un champ texte comporte plusieurs lignes.
Au clic dans le champ texte, dans la barre d'édition, le bouton 
sert à aller chercher un texte dans la bibliothèque. Le bouton 
vous permet d'enregistrer le texte en cours de création dans la bibliothèque.
Vous pouvez également pour les devis et factures définir vos textes par défaut (texte du haut de page, texte du bas de page, texte de l'e-mail) en allant dans « Paramètres > Devis » et dans « Paramètres > Factures ».
Il vous est également possible de définir vos différentes signatures textuelles en allant dans vos réglages personnels (menu situé en haut à droite de l'application) puis dans dans l'onglet « Signatures ».
Les types de texte permettent de catégoriser les textes afin de les retrouver plus facilement. Ils servent également à afficher des jetons (variables) utilisables en fonction du contexte. Par exemple, le type de texte « E-mail pour les devis » vous donnera la possibilité d'utiliser des jetons tels que « Nom du client », « Prénom du client », « Référence du devis » ou encore le « Montant du devis ». Ces différents jetons seront automatiquement remplacés par les valeurs correspondantes du document.
Les modèles de document servent à la productivité. Ils vous permettent de créer des devis et factures en partant d'une base que vous aurez au préalable créée.
Lors de la création d'un nouveau document, vous avez le choix de créer un document vierge (vide) ou de commencer à partir d'un modèle de document existant.
Il existe deux possibilités :
Non, les modèles de document ne doivent pas être transmis aux clients. Ils servent uniquement de modèles pour la création de nouveaux documents.
Il est possible d'ajouter automatiquement un texte dans le haut et le pied de page des devis et factures lors de la création d'un nouveau document. Ce texte est ensuite modifiable par documents.
L'ajout de ce texte se fait depuis le menu principal « Paramètres > Devis ». Remplissez le champ intitulé « Texte du bas de page par défaut » en y ajoutant votre texte.
Recommencez l'opération pour les factures depuis le menu principal « Paramètres > Factures ».
Le texte sera alors ajouté automatiquement lors de la création de nouveaux documents. Cette opération ne modifiera pas vos documents existants.
Il est d'un point de vue comptable conseillé de créer un avoir pour annuler une facture.
Il est aussi possible de considérer une facture comme annulée en ajoutant le statut « Annulé ».
Si la facture a déjà été payée, vous pouvez encaisser un paiement négatif en sélectionnant l'option « Remboursement » via l'onglet « Paiements » dans le menu contextuel 
situé à droite dans la page listant les factures.
Les modèles de document servent à la productivité. Ils vous permettent de créer des devis et factures en partant d'une base que vous aurez au préalable créée.
Les modèles de mise en page servent quant à eux à personnaliser l'apparence de vos documents (design).
Articles en relation :
Toolcie est conforme à la loi française concernant la loi anti-fraude à la TVA (article 286 du
code général des impôts).
Le logiciel répond aux quatre critères principaux, soit :
L'activation et la mise en conformité du logiciel s'effectuent automatiquement en se basant sur les critères suivants :
L'entrepreneur doit télécharger l'attestation individuelle et signer cette dernière pour se mettre en conformité avec la loi. L'obtention de ce document se fait via le menu utilisateur en haut à droite du logiciel.
Il est possible d'ajouter une ou plusieurs pièces jointes lors de l'envoi d'un devis ou d'une facture.
Il y a trois possibilités de le faire :
Pour importer la pièce jointe directement dans l'e-mail, cliquez sur le bouton 
« Importer une pièce jointe ».
Une fois la bibliothèque de média ouverte, sélectionnez le média désiré ou importez-en un nouveau.
Pour insérer la pièce jointe dans le message de l'e-mail, cliquez dans la zone de texte « Message » puis dans la barre d'outils, cliquez sur l'icône 
« Insérer un média ».
Une fois la bibliothèque de média ouverte, sélectionnez le média désiré ou importez-en un nouveau.
La pièce jointe sera alors insérée sous forme de lien directement dans le message de votre e-mail.
Vous pouvez également enregistrer ce message pour une utilisation ultérieure en cliquant sur le bouton 
« Enregistrer ce texte dans la bibliothèque » situé dans la barre d'outils.
Toolcie permet d'ajouter une pièce jointe avant et après le document PDF.
Vous pouvez créer des packs d'articles appelés également lots de produits ou de services.
Ces packs sont utilisables dans vos devis et factures.
Il y a deux types de comportement lors de l'insertion d'un pack dans un document :
Ces deux comportements sont très différents et nécessitent de bien les comprendre avant leur utilisation.
Ce comportement va lors de l'insertion du pack dans un devis ou une facture insérer uniquement les articles du pack. Le pack en lui-même ne sera pas inséré dans le document. Ce comportement est à utiliser afin de vous faire gagner du temps si vous devez régulièrement ajouter plusieurs mêmes articles au sein d'un document.
Ce comportement permet lors de l'insertion dans un document de former une seule et même entité entre le pack et les articles qu'il contient. Ce comportement est à utiliser si vous souhaitez proposer un produit ou un article composé de sous-articles. Ce dernier permet de redéfinir le prix de l'ensemble des sous-articles.
Le pack reste modifiable une fois inséré dans le document.
Le pack ne gère que la taxe du pack lui-même. Il est donc conseillé d'ajouter des articles au pack ayant la même taxe uniquement.
La création d'un pack d'articles se fait de la même manière que l'ajout d'un article standard. Lors de la création, sélectionnez le type « Pack » puis sélectionnez les articles composant le pack.
Toolcie permet de créer des factures à partir d'un devis. Les factures peuvent être d'acompte, de solde ou totales.
Pour ce faire, dans la page listant l'ensemble de devis et offres, cliquez sur le menu contextuel situé à droite 
puis sur « Convertir en facture » 
.
Lors de la conversion d'un devis en facture d'acompte ou de solde, vous devrez indiquer le pourcentage du montant total ou le montant total TTC désiré.
La facturation récurrente est utile lorsque vous facturez pour certains de vos clients à intervalles réguliers. C'est par exemple le cas pour des abonnements ou encore pour de la maintenance.
Toolcie vous permet de créer des factures récurrentes. Le logiciel crée pour vous automatiquement une nouvelle facture basée sur le modèle historique à intervalles réguliers. Une fois la facture créée, le logiciel vous envoie une alerte. Vous pouvez ainsi vérifier la facture et si tout est en ordre, l'envoyer à votre client.
Vous pouvez activer l'option pour une facture existante ou lors de l'ajout d'une nouvelle facture.
En mode édition / création d'une facture, cliquez sur le menu contextuel 
puis sur le bouton « Facture récurrente » 
.
Si vous êtes dans la page listant toutes les factures, utilisez le menu contextuel 
puis cliquez sur « Facture récurrente ».
La fenêtre vous offre différentes possibilités de réglage. Vous pouvez notamment définir la fréquence d'intervalle souhaitée, exemple : toutes les 2 semaines, tous les 3 mois, tous les ans, etc.
Vous pouvez également définir le type de fin :
Si vous choisissez la date de fin, la dernière facture automatique créée le sera au plus tard le jour de la date de fin.
Si vous optez pour un certain nombres d'occurrences, la dernière facture créée le sera une fois le nombre d'occurrences atteint. Exemple : si vous avez défini 2 occurrences, 2 factures seront crées puis la facturation récurrente s'arrêtera.
A l'enregistrement, la prochaine date de création d'une facture vous sera indiquée.
Vous pouvez en tout temps modifier ou désactiver une facture récurrente soit depuis cette dernière soit depuis les factures issues de cette dernière. Il vous suffit d'utiliser le même chemin que pour l'activation.
Lorsque vous êtes dans la page listant toutes les factures, vous pouvez afficher les factures récurrentes (modèles) en cliquant sur l'icône de recherche 
puis dans le menu situé en-dessous du champ de recherche, cliquez sur « Facture récurrente ».
Vous pouvez à tout moment changer manuellement de statut vos documents comme annuler une facture, passer son statut en envoyé ou encore ajouter le statut validé à un devis.
Pour ce faire, il vous suffit d'aller dans la page listant vos documents puis de cliquer sur le badge de couleur indiquant le statut du document. Une fois cliqué, vous pourrez sélectionner son nouveau statut.
