Base de connaissances

Vous pouvez donner la possibilité à vos clients de vous payer directement en ligne par carte bancaire. Pour ce faire, ajoutez ou modifiez votre méthode de paiement actuelle depuis votre facture en mode édition puis activez le mode « Paiement en ligne ».

Ce réglage est également disponible depuis le menu principal « Paramètres > Modes de paiement ».

Une fois la méthode de paiement à jour, vous pouvez envoyer la facture au client par e-mail via l'application. L'e-mail contiendra le lien direct pour le paiement en ligne. Vous pouvez également récupérer ce lien de paiement soit en partageant la facture ou en copiant le lien affiché dans la facture au niveau de la section « Informations de paiement ».

Si la méthode de paiement Stripe est bien configurée et activée, vous devriez voir apparaître le bouton « Payer »

Le paiement échelonné, également connu sous le nom de paiement différé, est une méthode de paiement qui permet aux commerçants de vendre leurs produits à des clients qui souhaitent payer en plusieurs versements. Cette option permet à votre entreprise de recevoir immédiatement l'intégralité du paiement, tandis que votre client ne paie qu'une partie ou rien du tout au moment de l'achat. Le processus est à 100% automatisé. L'encaissement du paiement et le changement de statut de la facture se font automatiquement.

Solutions prises en charge

Plusieurs solutions de paiement échelonné sont prises en charge par notre logiciel de facturation Toolcie, notamment :

• Klarna
• Afterpay / Clearpay
• Affirm

A noter que les méthodes de paiement différé proposées sont uniquement destinées aux consommateurs et non aux entreprises.

Fonctionnement

Le client reçoit la facture et remplit ses informations en ligne. Une fois le paiement effectué, le client est informé par e-mail et une notification est envoyée à l'entreprise.

Comment activer ce mode de paiement

Voici les étapes à suivre pour activer le paiement différé sur Toolcie :

1. Ajoutez ou modifiez votre méthode de paiement actuelle depuis votre facture en mode édition.
2. Activez le mode « Paiement en ligne ».
3. Ce réglage est également disponible depuis le menu principal « Paramètres > Modes de paiement ».
4. Lors de l'activation, vous devrez vous connecter ou ouvrir un compte chez Stripe, notre partenaire pour les paiements.
5. Une fois votre compte Stripe connecté, vous pourrez activer le moyen de paiement désiré, comme Klarna, Afterpay, via votre compte Stripe.

Comment transmettre la facture au client

Une fois la méthode de paiement à jour, vous pourrez envoyer la facture au client par e-mail via l'application. L'e-mail contiendra le lien direct pour le paiement en ligne. Vous pourrez également récupérer ce lien de paiement soit en partageant la facture ou en copiant le lien affiché dans la facture au niveau de la section « Informations de paiement ».

Vérifier que la méthode de paiement est bien activée

Si la méthode de paiement Stripe est bien configurée et activée, vous devriez voir apparaître le bouton « Payer ».

Les avantages du paiement en ligne par virement bancaire

Toolcie permet à ses utilisateurs d'accepter les paiements en ligne par virement bancaire grâce à une intégration avec Stripe, une plateforme de paiement en ligne. Ce mode de paiement offre plusieurs avantages :

• Les clients ou entreprises peuvent utiliser les virements bancaires pour envoyer de l’argent directement vers votre compte bancaire.
• Ce moyen de paiement est fréquemment utilisé pour les paiements interentreprises à montant élevé.
• Le processus est à 100% automatisé, ce qui signifie que l'encaissement du paiement et le changement de statut de la facture se font automatiquement.

Les solutions de virement bancaire prises en charge

Toolcie prend en charge plusieurs solutions de virement bancaire, notamment :

• SEPA Bank Transfer pour l'Union européenne
• ACH Bank Transfer pour les États-Unis et le Canada
• UK Bank Transfer pour l'Angleterre
• Sofort pour l'Union européenne
• Bancontact pour la Belgique
• iDEAL pour les Pays-Bas

D'autres solutions peuvent être ajoutées en fonction des besoins des utilisateurs.

Comment activer le paiement en ligne par virement bancaire

Pour activer le paiement en ligne par virement bancaire avec Toolcie, voici les étapes à suivre :

1. Ajoutez ou modifiez votre méthode de paiement actuelle depuis votre facture en mode édition.
2. Activez le mode « Paiement en ligne ». Ce réglage est également disponible depuis le menu principal « Paramètres > Modes de paiement ».
3. Lors de l'activation, vous devrez vous connecter ou ouvrir un compte chez Stripe, notre partenaire pour les paiements.
4. Une fois votre compte Stripe connecté, vous pourrez activer le moyen de paiement désiré, comme SEPA ou ACH, via votre compte Stripe.

Comment transmettre la facture au client

Une fois la méthode de paiement activée, vous pourrez envoyer la facture au client par e-mail via l'application. L'e-mail contiendra le lien direct pour le paiement en ligne. Vous pourrez également récupérer ce lien de paiement en partageant la facture ou en copiant le lien affiché dans la facture au niveau de la section « Informations de paiement ».

Vérification de l'activation du mode de paiement

Une fois que la méthode de paiement Stripe est bien configurée et activée, vous devriez voir apparaître le bouton « Payer » sur la facture. Le client pourra cliquer sur ce bouton pour effectuer le paiement en ligne par virement bancaire.

Il est important de noter que les virements bancaires peuvent prendre quelques jours ouvrables pour être traités et que les délais de traitement peuvent varier en fonction des banques impliquées. Vous devrez donc attendre quelques jours pour que le paiement soit encaissé sur votre compte bancaire.

En conclusion, accepter les paiements en ligne par virement bancaire est une méthode de paiement rapide et pratique pour les clients et les entreprises. Avec Toolcie, vous pouvez activer facilement cette méthode de paiement et envoyer vos factures à vos clients pour un encaissement rapide et automatique. N'oubliez pas de vérifier que votre compte Stripe est bien configuré pour accepter les virements bancaires, et d'informer vos clients de cette option de paiement pratique.

Vous pouvez à tout moment résilier votre abonnement.

Pour ce faire, utilisez le menu principal « Paramètres > Abonnement » puis allez dans l’onglet « Paramètres ».
Une fois dans les paramètres, utilisez le menu contextuel pour résilier votre abonnement.

Si vous souhaitez modifier le format du numéro de référence pour les prochains devis et factures, allez dans « Paramètres > Devis / Factures » depuis le menu principal.

Le champ « Format du numéro de référence » vous permettra de modifier la référence. Il est possible d'utiliser différents jetons qui seront ensuite remplacés par les bonnes valeurs. Exemple : la référence, la date, le mois, etc. Il est possible de prévisualiser le rendu final juste en dessous du champ.

Il est également possible de choisir si le numéro de référence doit être réinitialisé de façon mensuelle, annuelle ou jamais.

La réinitialisation annuelle ou mensuelle nécessite d'avoir un format du numéro de référence comportant le jeton [année] plus le jeton [mois] pour la réinitialisation mensuelle.

Si vous souhaitez modifier la référence pour un devis ou une facture spécifique, vous pouvez également le faire lors de l'édition du document en cliquant sur le menu contextuel  puis sur le bouton paramètres

Si votre entreprise est assujettie à la Loi anti fraude à la TVA (France), vous ne pouvez pas modifier le format du numéro de référence des factures. En cas de besoin, vous pouvez créer un ticket via le support et nous nous chargerons de la modification.

Pour créer un avoir ou une note de crédit, depuis la page listant l'ensemble de vos factures cliquez sur le menu contextuel  de la facture concernée puis sur « Convertir en avoir » .

Le bouton « Afficher les factures liées » visible dans la page listant les factures  permet d'afficher la facture originale et l'avoir. Ce bouton est automatiquement affiché lorsqu'un avoir existe.

L'ensemble des réglages par défaut pour les avoirs comme le format du numéro de référence, les textes, etc. se trouve depuis le menu principal dans « Paramètres > Factures » puis dans l'onglet « Avoirs ».

Vous pouvez à tout moment supprimer un compte entreprise et toutes les données associées (devis, factures, contacts, articles, utilisateurs, etc.).

Pour ce faire, allez dans « Paramètres > Général » puis cliquez sur « Supprimer le compte entreprise ».

Cause possible empêchant la suppression de votre compte :

Si votre entreprise est domiciliée en France et que cette dernière est sujette à la loi anti fraude à la TVA (article 286 du
code général des impôts), vous ne pouvez pas supprimer votre compte à moins que ce dernier ne contienne que des factures non finalisées.

Toolcie vous permet d'ajouter une pièce jointe avant et après le document. Ces pièces jointes seront visibles dans le document PDF final ainsi qu'en ligne par exemple avec la fonctionnalité « Partage de document ».

Exemple d'utilisation :

• ajout d'une page de couverture
• ajout de la plaquette de présentation de l'entreprise
• ajout des conditions générales de vente
• ajout d'informations complémentaires

Comment ajouter une pièce jointe ?

Pour ajouter une pièce jointe, éditez le modèle de mise en page comme suit :

• Paramètres > Devis > Modèle de mise en page (liste déroulante)
• Paramètres > Factures > Modèle de mise en page (liste déroulante)

Une fois en mode édition, cliquez sur l'onglet « Pièces jointes » situé dans la colonne de gauche puis importez vos pièces jointes au format PDF.

Comment ajouter une pièce jointe différente en les devis et les factures ?

Si vous souhaitez ajouter une pièce jointe différente entre vos devis et factures, veuillez dupliquer le modèle de mise en page existant. Pour cela, cliquez sur le menu contextuel situé dans la barre du haut de la page.

Oui, Toolcie dispose d'une application pour mobiles, tablettes et ordinateurs de bureau.

Cette dernière est compatible avec Windows, Mac, Android, IOS, Linux et Chrome OS.

Télécharger l'application

Vous pouvez insérer de manière automatique une signature HTML dans les e-mails concernant les devis et factures que vous envoyez depuis Toolcie.

Pour ce faire, allez dans les réglages personnels de votre compte (lien situé en haut à droite) puis dans l'onglet « Signatures ».

Remplissez le champ « Signature textuelle pour les e-mails » en y ajoutant votre texte.

Pour une personnalisation plus poussée, nous vous recommandons de créer une image puis de l'insérer dans la zone de texte à l'aide du bouton « Insérer un média » depuis l'éditeur de texte.

Questions fréquentes

Que faire si l'image que j'ai insérée apparaît trop grande ?

Dans ce cas, utilisez un logiciel de retouche d'images tel que Photoshop ou autres outils en ligne capable de redimensionner la taille de votre image.

Toolcie permet d'importer et d'exporter en masse vos produits et services.

Avant de commencer

Voici ce qu'il faut savoir avant de commencer ce processus :

• Afin de réaliser ce processus, vous devrez utiliser une feuille de calcul dans un tableur comme Microsoft Excel ou Google Sheets, enregistrée ou exportée en tant que fichier (CSV) aux valeurs séparées par des virgules.
  Voir comment faire avec Microsoft Excel
• L'import est limité à 500 entrées. Si vous avez plus que 500 articles, veuillez les importer en plusieurs fois.

Import d’articles en masse

Pour importer de nouveaux produits ou services, dans la section articles, cliquez sur le bouton importer . Une fois la boîte de dialogue ouverte, cliquez sur le lien pour télécharger un fichier d'exemple. Une fois le fichier complété, importez ce dernier via le bouton télécharger .

Mise à jour d’articles en masse

Pour mettre à jour des produits ou des services, utilisez le fichier d'exemples décrit dans le chapitre précédent ou le fichier d'export du chapitre suivant.

L'import déterminera s'il s'agit d'un nouvel article à ajouter ou d'un article existant à mettre à jour en se basant sur un des champs suivants :

• Référence
• Code-barres
• Nom de l’article

Export d’articles en masse

Pour exporter des produits ou des services, dans la section articles, cochez les articles que vous souhaitez exporter puis cliquez sur le bouton exporter .

Toolcie permet d'importer et d'exporter en masse vos prospects et vos clients.

Avant de commencer

Voici ce qu'il faut savoir avant de commencer ce processus :

• Afin de réaliser ce processus, vous devrez utiliser une feuille de calcul dans un tableur comme Microsoft Excel ou Google Sheets, enregistrée ou exportée en tant que fichier (CSV) aux valeurs séparées par des virgules.
  Voir comment faire avec Microsoft Excel
• L'import est limité à 500 entrées. Si vous avez plus que 500 contacts, veuillez les importer en plusieurs fois.

Import de contacts en masse

Pour importer de nouveaux contacts, dans la section contacts, cliquez sur le bouton importer . Une fois la boîte de dialogue ouverte, cliquez sur le lien pour télécharger un fichier d'exemple. Une fois le fichier complété, importez ce dernier via le bouton télécharger .

Mise à jour de contacts en masse

Pour mettre à jour des contacts, utilisez le fichier d'exemples décrit dans le chapitre précédent ou le fichier d'export du chapitre suivant.

L'import déterminera s'il s'agit d'un nouveau contact à ajouter ou d'un contact existant à mettre à jour en se basant sur les champs suivants :

• Nom de l’entreprise
• Code postal
• Pays

Export de contacts en masse

Pour exporter des contacts, dans la section contacts, cochez les contacts que vous souhaitez exporter puis cliquez sur le bouton exporter .

Un document ayant un statut autre que « Brouillon » ne peut pas être modifié.

Il est toutefois possible de repasser le statut en mode « Brouillon » en cliquant sur le statut en cours puis en sélectionnant le statut adéquat. Une fois fait, vous pourrez alors éditer à nouveau le document.

À noter que les entreprises soumises à la loi Anti Fraude à la TVA (France) ne peuvent plus modifier une facture une fois finalisée.
Dans ce cas-là, vous pouvez annuler la facture puis en recréer une nouvelle en dupliquant l'ancienne via le menu contextuel situé à droite dans la page listant les factures.

Toolcie vous permet d'afficher les prix figurant dans vos devis et factures toutes taxes comprises ou hors taxes comprises.

Il est possible de définir cette option pour tous les nouveaux documents mais il est également possible de changer cette option par document.

Configuration pour les nouveaux documents

Dans le menu principal « Paramètres > Factures » activez l'option « Affichage des prix TTC ».

Configuration par documents

Lors de l'édition d'un devis ou d'une facture, cliquez sur le menu contextuel  puis sur le bouton configurer 

Vous pourrez ensuite activer l'option « Affichage des prix TTC ».

Vous pouvez ajouter ou supprimer les unités de mesure que vous désirez directement en mode édition d'un devis ou d'une facture en cliquant sur « Gérer » en bas de la liste des unités. Il est aussi possible d'accéder à ce réglage directement depuis le menu principal « Paramètres > Unités ».

Les factures QR en Suisse remplacent les bulletins de versement rouges et orange depuis le 30 juin 2020.

En tant que créancier, vous pouvez émettre vos factures avec le Suisse QR Code via le logiciel Toolcie de façon simple.

Avant de paramétrer Toolcie, vous devez déjà disposer d'un IBAN Suisse standard.

Une fois que vous disposez de votre IBAN, ajoutez une nouvelle méthode de paiement en allant dans « Paramètres > Paiements » puis cliquez sur le bouton ajouter une nouvelle méthode de paiement . Activer ensuite le paiement bancaire via l'interrupteur   et renseignez le champ IBAN.

Vous avez à ce stade en principe terminé la configuration. Vous pouvez créer une nouvelle facture et vérifier que le code QR apparaît bien. En mode brouillon (document non finalisé), le QR Code affiché est à titre démonstratif. Le QR Code définitif sera généré automatiquement lors de la finalisation du document (lors du téléchargement du PDF / impression ou encore lors du partage de la facture).

En cas de non affichage du Suisse QR Code dans votre facture, vérifiez les points suivants :

• les informations de paiement sont bien affichées dans la facture (interrupteur sur ON)
• la devise utilisée dans la facture est en franc suisse (CHF) ou en euro (EUR)
• votre IBAN commence bien par « CH » pour la Suisse ou « LI » pour le Liechtenstein
• l'adresse de l'entreprise est bien en Suisse ou au Liechtenstein
• votre facture n'est pas un avoir

Vous pouvez changer la devise dans un devis ou une facture en mode édition en cliquant sur le menu contextuel  puis sur le bouton paramètres 

Il est également possible de changer ce réglage par défaut afin que vos nouveaux devis et factures soient automatiquement bien paramétrés. Pour ce faire, vous devez aller dans le menu principal « Paramètres > Général ».

Vous pouvez activer ou désactiver l'affichage détaillé des taxes dans les devis et factures au cas par cas en cliquant sur le menu contextuel  puis sur le bouton paramètres 

Il est également possible de changer ce réglage par défaut afin que vos nouveaux devis et factures soient automatiquement bien paramétrés. Pour ce faire, vous devez aller dans le menu principal « Paramètres > Devis / Factures ».

Fonctionnement des rappels factures

Lorsqu'une facture a le statut « Envoyé » l'échéance est automatiquement affichée dans la page listant l'ensemble des factures dans un format visuel .

Au survol, le nombre de jours restant avant l'échéance est affiché. Toolcie envoie une notification automatique à l'auteur de la facture le jour de l'échéance.

Il est possible en tout temps de créer un rappel facture afin de l'envoyer au client. Le rappel facture va créer une nouvelle facture de type « Rappel » reprenant les informations de la facture initiale.

Une fois la facture de rappel envoyée, le statut de la facture initiale passe en « Non payé ». La facture de rappel prend alors le relais. Il est possible de générer autant de rappels que souhaités. La génération d'un rappel peut se faire via la facture originale ou via une facture de rappel.

Le bouton « Afficher les factures liées » visible dans la page listant les factures  permet d'afficher la facture originale et les factures de rappel liées. Ce bouton est automatiquement affiché lorsque des factures sont liées entre elles.

L'ensemble des réglages par défaut pour les rappels comme les frais, l'échéance, les textes notamment pour l'e-mail se trouve depuis le menu principal dans « Paramètres > Factures » puis dans l'onglet « Rappels ».

Comment créer une facture de rappel

​Pour convertir une facture en rappel, dans la page listant l'ensemble des factures, cliquez sur le menu contextuel situé à droite  puis sur « Convertir en rappel » .

Lors de la conversion, vous pourrez indiquer des frais de rappel.

​

Pour accéder aux factures liées à votre abonnement, utilisez le menu principal « Paramètres > Abonnement » puis allez dans l’onglet « Factures ». Vous y trouverez l'ensemble des factures relatives à votre abonnement.

A quoi sert la bibliothèque de textes ?

La bibliothèque de textes vous permet de créer des textes réutilisables afin de gagner du temps par la suite. Il est possible d'insérer un texte depuis la bibliothèque dès qu'un champ texte comporte plusieurs lignes.

Comment l'utiliser ?

Au clic dans le champ texte, dans la barre d'édition, le bouton  sert à aller chercher un texte dans la bibliothèque. Le bouton  vous permet d'enregistrer le texte en cours de création dans la bibliothèque.

Vous pouvez également pour les devis et factures définir vos textes par défaut (texte du haut de page, texte du bas de page, texte de l'e-mail) en allant dans « Paramètres > Devis » et dans « Paramètres > Factures ».

Il vous est également possible de définir vos différentes signatures textuelles en allant dans vos réglages personnels (menu situé en haut à droite de l'application) puis dans dans l'onglet « Signatures ».

A quoi servent les types de texte ?

Les types de texte permettent de catégoriser les textes afin de les retrouver plus facilement. Ils servent également à afficher des jetons (variables) utilisables en fonction du contexte. Par exemple, le type de texte « E-mail pour les devis » vous donnera la possibilité d'utiliser des jetons tels que « Nom du client », « Prénom du client », « Référence du devis » ou encore le « Montant du devis ». Ces différents jetons seront automatiquement remplacés par les valeurs correspondantes du document.

Les modèles de document servent à la productivité. Ils vous permettent de créer des devis et factures en partant d'une base que vous aurez au préalable créée.

Lors de la création d'un nouveau document, vous avez le choix de créer un document vierge (vide) ou de commencer à partir d'un modèle de document existant.

Comment créer un nouveau modèle de document ?

Il existe deux possibilités :

1. Créez un document vierge puis dans les paramètres de ce dernier, activez l'option « Considérer ce document comme un modèle ».
2. Depuis la page listant vos devis ou factures, créez un nouveau document à partir d'un modèle puis cliquez sur le bouton « Créer un modèle de document »

Est-ce qu'un modèle de document peut être envoyé au client ?

Non, les modèles de document ne doivent pas être transmis aux clients. Ils servent uniquement de modèles pour la création de nouveaux documents.

Il est possible d'ajouter automatiquement un texte dans le haut et le pied de page des devis et factures lors de la création d'un nouveau document. Ce texte est ensuite modifiable par documents.

L'ajout de ce texte se fait depuis le menu principal « Paramètres > Devis ». Remplissez le champ intitulé « Texte du bas de page par défaut » en y ajoutant votre texte.

Recommencez l'opération pour les factures depuis le menu principal « Paramètres > Factures ».

Le texte sera alors ajouté automatiquement lors de la création de nouveaux documents. Cette opération ne modifiera pas vos documents existants.

Il est d'un point de vue comptable conseillé de créer un avoir pour annuler une facture.

Il est aussi possible de considérer une facture comme annulée en ajoutant le statut « Annulé ».
Si la facture a déjà été payée, vous pouvez encaisser un paiement négatif en sélectionnant l'option « Remboursement » via l'onglet « Paiements » dans le menu contextuel situé à droite dans la page listant les factures.

Les modèles de document servent à la productivité. Ils vous permettent de créer des devis et factures en partant d'une base que vous aurez au préalable créée.

Les modèles de mise en page servent quant à eux à personnaliser l'apparence de vos documents (design). 

Articles en relation :

• Modèles de document
• Comment personnaliser un modèle de mise en page pour vos devis et factures ?
• Comment installer de nouveaux modèles de mise en page pour vos devis et factures ?

Toolcie est conforme à la loi française concernant la loi anti-fraude à la TVA (article 286 du
code général des impôts).

Le logiciel répond aux quatre critères principaux, soit :

• Inaltérabilité des données
• Sécurisation des données
• Conservation des données
• Archivage des données

Comment faut-il faire pour activer l'option dans le logiciel ?

L'activation et la mise en conformité du logiciel s'effectuent automatiquement en se basant sur les critères suivants :

• Si la société est basée en France
• Et si le système de taxes est activé

Finalisation et obtention de la certification

L'entrepreneur doit télécharger l'attestation individuelle et signer cette dernière pour se mettre en conformité avec la loi. L'obtention de ce document se fait via le menu utilisateur en haut à droite du logiciel.