Base de connaissances

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Modification d'un article au sein d'un devis ou d'une facture

Lors de l'ajout d'un produit ou d'un service dans un devis ou une facture, il vous est à tout moment possible de le modifier.

Il est possible de le modifier de manières différentes :

  1. dans le document lui-même
  2. dans la base de données articles

La modification de l’article dans le document lui-même vous permet de remplacer certains champs comme le prix, la réduction, le nom, la description ou encore l'unité de l'article sans que cela n'impacte l'article dans la base de données.

La modification de l'article en base de données, quant à elle, vous permet de modifier l'article et dans le document et dans la base de données articles. Cela aura également pour effet de modifier vos autres documents encore non finalisés utilisant ce même article.

Pour modifier un produit ou un service dans le document ou dans la base de données, cliquez sur le menu contextuel Menu contextuel de la ligne située à droite.

Vous pouvez à tout moment revenir en arrière et réinitialiser la modification d'un article dans un document en cliquant sur le bouton pour retrouver l'état initial du champ Bouton réinitialiser le produit.

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/modification-dun-article-au-sein-dun-devis-ou-dune-facture
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Calcul de la marge et gestion des coûts

Toolcie donne la possibilité de définir les coûts pour chacune de vos entrées dans les devis et factures. Les coûts correspondent aux frais engendrés. Par exemple pour un produit, le coût peut correspondre au prix d'achat HT, aux frais de conditionnement ou encore au montant de la livraison.

Définir les coûts permet au logiciel de calculer automatiquement la marge et son taux de marge. La marge dans Toolcie correspond au total HT moins les coûts. Le pourcentage de la marge correspond au terme technique « taux de marque ».

Comment définir le coût pour un article ou une entrée libre ?

Pour définir le coût ou calculer la marge pour un produit, un service ou encore une entrée libre, lors de l'ajout ou édition, cochez la case « Case à cocher Calcul de la marge ».

Vous pouvez remplir le champ « Coût » et le champ « Marge en % ». Les champs « Prix », « Coût » et « Marge en % » sont liés. Remplir deux de ces champs permettra de remplir automatiquement le troisième.

Vous pouvez associer ou dissocier les champs « Prix » et « Coût » en cliquant sur le bouton situé à droite Bouton associer le prix et le coût. L'association aura pour effet que tout changement dans l'un de ces deux champs engendrera une modification dans le deuxième automatiquement basé sur le taux de marge.
Cette option est une simple aide lors du remplissage. Elle n'est pas enregistrée en base de données.

Gestion des frais et coûts

Lors de la création de devis ou factures, vous pouvez ajouter des frais visibles par le client. Le logiciel interprète ces frais par défaut comme étant des coûts et donc imputés à la marge.

Vous avez la possibilité d'indiquer pour chaque frais que ce dernier est à considérer comme un bénéfice en cochant la case « Case à cocher Considérer comme un bénéfice ». Une fois la case cochée, ce frais sera alors considéré avec une marge à 100%.

Une case à cocher supplémentaire « Case à cocher Coût » permet de définir le coût lié à ce frais. Le coût peut être défini en pourcentage ou en un montant fixe.

Affichage de la marge et de son taux de marge

La marge et son taux de marge sont affichés dans les devis et factures en mode édition pour chacune des entrées. La marge globale est affichée en dessous du montant total de chaque groupe.

La marge est également présente dans les pages listant l'ensemble des documents ainsi que sur le tableau de bord de Toolcie. Il est aussi possible de voir la marge totale dégagée par client et par produit.

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/calcul-de-la-marge-et-gestion-des-couts

Comment créer un avoir ou une note de crédit ?

Pour créer un avoir ou une note de crédit, depuis la page listant l'ensemble de vos factures cliquez sur le menu contextuel Menu contextuel de la facture concernée puis sur « Convertir en avoir » Icone convertir en avoir.

Le bouton « Afficher les factures liées » visible dans la page listant les factures Bouton pour afficher les factures liées permet d'afficher la facture originale et l'avoir. Ce bouton est automatiquement affiché lorsqu'un avoir existe.

L'ensemble des réglages par défaut pour les avoirs comme le format du numéro de référence, les textes, etc. se trouve depuis le menu principal dans « Paramètres > Factures » puis dans l'onglet « Avoirs ».

Convertir une facture en avoir ou note de crédit

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/comment-creer-un-avoir-ou-une-note-de-credit

Comment supprimer un compte entreprise ?

Vous pouvez à tout moment supprimer un compte entreprise et toutes les données associées (devis, factures, contacts, articles, utilisateurs, etc.).

Pour ce faire, allez dans « Paramètres > Général » puis cliquez sur « Supprimer le compte entreprise ».

Cause possible empêchant la suppression de votre compte :

Si votre entreprise est domiciliée en France et que cette dernière est sujette à la loi anti fraude à la TVA (article 286 du
code général des impôts), vous ne pouvez pas supprimer votre compte à moins que ce dernier ne contienne que des factures non finalisées.

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/comment-supprimer-un-compte-entreprise

Comment ajouter automatiquement des pièces jointes aux devis et factures ?

Toolcie vous permet d'ajouter une pièce jointe avant et après le document. Ces pièces jointes seront visibles dans le document PDF final ainsi qu'en ligne par exemple avec la fonctionnalité « Partage de document ».

Exemple d'utilisation :

  • ajout d'une page de couverture
  • ajout de la plaquette de présentation de l'entreprise
  • ajout des conditions générales de vente
  • ajout d'informations complémentaires

Comment ajouter une pièce jointe ?

Pour ajouter une pièce jointe, éditez le modèle de mise en page comme suit :

  • Paramètres > Devis > Modèle de mise en page (liste déroulante)
  • Paramètres > Factures > Modèle de mise en page (liste déroulante)

Une fois en mode édition, cliquez sur l'onglet « Pièces jointes » situé dans la colonne de gauche puis importez vos pièces jointes au format PDF.

Comment ajouter une pièce jointe différente en les devis et les factures ?

Si vous souhaitez ajouter une pièce jointe différente entre vos devis et factures, veuillez dupliquer le modèle de mise en page existant. Pour cela, cliquez sur le menu contextuel situé dans la barre du haut de la page.

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/comment-ajouter-automatiquement-des-pieces-jointes-aux-devis-et-factures
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Comment installer de nouveaux modèles de mise en page pour vos devis et factures ?

Avec Toolcie, vous pouvez installer autant de modèles de mise en page que vous le souhaitez. 15 modèles prêts à l'emploi vous permettront de partir sur une bonne base.

Une fois le modèle de mise en page installé, vous pourrez le modifier à votre convenance.

Vous pouvez installer de nouveaux modèles via le menu :

  • Paramètres > Devis > Modèle de mise en page (liste déroulante)
  • Paramètres > Factures > Modèle de mise en page (liste déroulante)

Vous pouvez également y accéder en mode édition d'un devis ou facture en cliquant sur : Paramètres > Modèle de mise en page (liste déroulante).

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/comment-installer-de-nouveaux-modeles-de-mise-en-page-pour-vos-devis-et-factures
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Comment personnaliser un modèle de mise en page pour vos devis et factures ?

Avec Toolcie, vous pouvez entièrement personnaliser vos modèles de mise en page pour vos devis et factures.

Vous pouvez entre autre modifier les choses suivantes :

  • polices des textes et titres
  • couleur des textes, des arrière-fonds et des bordures
  • définir la taille de vos textes
  • changer l'emplacement des éléments ou les cacher
  • définir un arrière-fond pour le haut de page et le bas de page ainsi que définir un motif d'arrière-fond général
  • définir l'emplacement précis pour l'affichage de l'adresse du client
  • ajouter et modifier la taille de votre logo
  • insérer une pièce jointe avant et après vos documents afin d'ajouter une page de couverture ou encore la plaquette de présentation de votre entreprise
  • choisir parmi plus de 14 modèles prêts à l'emploi
  • définir un modèle pour vos devis et pour vos factures de manière distincte
  • et bien d'autres choses encore...

Vous pouvez personnaliser vos modèles de mise en page via le menu :

  • Paramètres > Devis > Modèle de mise en page (liste déroulante)
  • Paramètres > Factures > Modèle de mise en page (liste déroulante)

Vous pouvez également y accéder en mode édition d'un devis ou facture en cliquant sur : Paramètres > Modèle de mise en page (liste déroulante).

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/comment-personnaliser-un-modele-de-mise-en-page-pour-vos-devis-et-factures

Est-ce que Toolcie dispose d'une application ?

Oui, Toolcie dispose d'une application pour mobiles, tablettes et ordinateurs de bureau.

Cette dernière est compatible avec Windows, Mac, Android, IOS, Linux et Chrome OS.

Télécharger l'application

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/est-ce-que-toolcie-dispose-dune-application

Comment insérer automatiquement une signature HTML dans les e-mails ?

Vous pouvez insérer de manière automatique une signature HTML dans les e-mails concernant les devis et factures que vous envoyez depuis Toolcie.

Pour ce faire, allez dans les réglages personnels de votre compte (lien situé en haut à droite) puis dans l'onglet « Signatures ».

Remplissez le champ « Signature textuelle pour les e-mails » en y ajoutant votre texte.

Pour une personnalisation plus poussée, nous vous recommandons de créer une image puis de l'insérer dans la zone de texte à l'aide du bouton « Bouton insérer un média Insérer un média » depuis l'éditeur de texte.

Questions fréquentes

Que faire si l'image que j'ai insérée apparaît trop grande ?

Dans ce cas, utilisez un logiciel de retouche d'images tel que Photoshop ou autres outils en ligne capable de redimensionner la taille de votre image.

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/comment-inserer-automatiquement-une-signature-html-dans-les-e-mails

Comment importer et exporter des articles en masse ?

Toolcie permet d'importer et d'exporter en masse vos produits et services.

Avant de commencer

Voici ce qu'il faut savoir avant de commencer ce processus :

  • Afin de réaliser ce processus, vous devrez utiliser une feuille de calcul dans un tableur comme Microsoft Excel ou Google Sheets, enregistrée ou exportée en tant que fichier (CSV) aux valeurs séparées par des virgules.
    Voir comment faire avec Microsoft Excel
  • L'import est limité à 500 entrées. Si vous avez plus que 500 articles, veuillez les importer en plusieurs fois.

Import d’articles en masse

Pour importer de nouveaux produits ou services, dans la section articles, cliquez sur le bouton importer Bouton importer. Une fois la boîte de dialogue ouverte, cliquez sur le lien pour télécharger un fichier d'exemple. Une fois le fichier complété, importez ce dernier via le bouton télécharger Bouton importer.

Mise à jour d’articles en masse

Pour mettre à jour des produits ou des services, utilisez le fichier d'exemples décrit dans le chapitre précédent ou le fichier d'export du chapitre suivant.

L'import déterminera s'il s'agit d'un nouvel article à ajouter ou d'un article existant à mettre à jour en se basant sur un des champs suivants :

  • Référence
  • Code-barres
  • Nom de l’article

Export d’articles en masse

Pour exporter des produits ou des services, dans la section articles, cochez Case à cocher les articles que vous souhaitez exporter puis cliquez sur le bouton exporter Bouton exporter.

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/comment-importer-et-exporter-des-articles-en-masse

Comment importer et exporter des contacts en masse ?

Toolcie permet d'importer et d'exporter en masse vos prospects et vos clients.

Avant de commencer

Voici ce qu'il faut savoir avant de commencer ce processus :

  • Afin de réaliser ce processus, vous devrez utiliser une feuille de calcul dans un tableur comme Microsoft Excel ou Google Sheets, enregistrée ou exportée en tant que fichier (CSV) aux valeurs séparées par des virgules.
    Voir comment faire avec Microsoft Excel
  • L'import est limité à 500 entrées. Si vous avez plus que 500 contacts, veuillez les importer en plusieurs fois.

Import de contacts en masse

Pour importer de nouveaux contacts, dans la section contacts, cliquez sur le bouton importer Bouton importer. Une fois la boîte de dialogue ouverte, cliquez sur le lien pour télécharger un fichier d'exemple. Une fois le fichier complété, importez ce dernier via le bouton télécharger Bouton importer.

Mise à jour de contacts en masse

Pour mettre à jour des contacts, utilisez le fichier d'exemples décrit dans le chapitre précédent ou le fichier d'export du chapitre suivant.

L'import déterminera s'il s'agit d'un nouveau contact à ajouter ou d'un contact existant à mettre à jour en se basant sur les champs suivants :

  • Nom de l’entreprise
  • Code postal
  • Pays

Export de contacts en masse

Pour exporter des contacts, dans la section contacts, cochez Case à cocher les contacts que vous souhaitez exporter puis cliquez sur le bouton exporter Bouton exporter.

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/comment-importer-et-exporter-des-contacts-en-masse

Comment modifier une facture ou un devis déjà finalisés ?

Un document ayant un statut autre que « Brouillon » ne peut pas être modifié.

Il est toutefois possible de repasser le statut en mode « Brouillon » en cliquant sur le statut en cours puis en sélectionnant le statut adéquat. Une fois fait, vous pourrez alors éditer à nouveau le document.

À noter que les entreprises soumises à la loi Anti Fraude à la TVA (France) ne peuvent plus modifier une facture une fois finalisée.
Dans ce cas-là, vous pouvez annuler la facture puis en recréer une nouvelle en dupliquant l'ancienne via le menu contextuel Menu contextuel situé à droite dans la page listant les factures.

Changer le statut en mode brouillon

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/comment-modifier-une-facture-ou-un-devis-deja-finalises

Comment afficher les prix TTC ou HT ?

Toolcie vous permet d'afficher les prix figurant dans vos devis et factures toutes taxes comprises ou hors taxes comprises.

Il est possible de définir cette option pour tous les nouveaux documents mais il est également possible de changer cette option par document.

Configuration pour les nouveaux documents

Dans le menu principal « Paramètres > Factures » activez l'option « Affichage des prix TTC ».

Configuration par documents

Lors de l'édition d'un devis ou d'une facture, cliquez sur le menu contextuel Menu contextuel puis sur le bouton configurer bouton configuration

Vous pourrez ensuite activer l'option « Affichage des prix TTC ».

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/comment-afficher-les-prix-ttc-ou-ht

Comment ajouter ou supprimer des unités de mesure dans les devis et factures ?

Vous pouvez ajouter ou supprimer les unités de mesure que vous désirez directement en mode édition d'un devis ou d'une facture en cliquant sur « Gérer » en bas de la liste des unités. Il est aussi possible d'accéder à ce réglage directement depuis le menu principal « Paramètres > Unités ».

Ajouter une unité de mesure

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/comment-ajouter-ou-supprimer-des-unites-de-mesure-dans-les-devis-et-factures

Comment modifier le numéro de référence des devis et factures ?

Si vous souhaitez modifier le format du numéro de référence pour les prochains devis et factures, allez dans « Paramètres > Devis / Factures » depuis le menu principal.

Le champ « Format du numéro de référence » vous permettra de modifier la référence. Il est possible d'utiliser différents jetons qui seront ensuite remplacés par les bonnes valeurs. Exemple : la référence, la date, le mois, etc. Il est possible de prévisualiser le rendu final juste en dessous du champ.

Si le format du numéro de référence comporte le jeton [année], le compteur sera remis à zéro lors du passage à la nouvelle année. 

Si vous souhaitez modifier la référence pour un devis ou une facture spécifique, vous pouvez également le faire lors de l'édition du document en cliquant sur le menu contextuel Menu contextuel puis sur le bouton paramètres bouton configuration

Si votre entreprise est assujettie à la Loi anti fraude à la TVA (France), vous ne pouvez pas modifier le format du numéro de référence des factures. En cas de besoin, vous pouvez créer un ticket via le support et nous nous chargerons de la modification.

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/comment-modifier-le-numero-de-reference-des-devis-et-factures

Comment créer une facture avec le Suisse QR Code

Les factures QR en Suisse remplacent les bulletins de versement rouges et orange depuis le 30 juin 2020.

En tant que créancier, vous pouvez émettre vos factures avec le Suisse QR Code via le logiciel Toolcie de façon simple.

Avant de paramétrer Toolcie, vous devez déjà disposer d'un IBAN Suisse standard.

Une fois que vous disposez de votre IBAN, ajoutez une nouvelle méthode de paiement en allant dans « Paramètres > Paiements » puis cliquez sur le bouton ajouter une nouvelle méthode de paiement Ajouter une méthode de paiement. Activer ensuite le paiement bancaire via l'interrupteur  Bouton ​​interrupteur paiement bancaire et renseignez le champ IBAN.

Vous avez à ce stade en principe terminé la configuration. Vous pouvez créer une nouvelle facture et vérifier que le code QR apparaît bien. En mode brouillon (document non finalisé), le QR Code affiché est à titre démonstratif. Le QR Code définitif sera généré automatiquement lors de la finalisation du document (lors du téléchargement du PDF / impression ou encore lors du partage de la facture).

En cas de non affichage du Suisse QR Code dans votre facture, vérifiez les points suivants :

  • les informations de paiement sont bien affichées dans la facture (interrupteur sur ON)
  • la devise utilisée dans la facture est en franc suisse (CHF) ou en euro (EUR)
  • votre IBAN commence bien par « CH » pour la Suisse ou « LI » pour le Liechtenstein
  • l'adresse de l'entreprise est bien en Suisse ou au Liechtenstein
  • votre facture n'est pas un avoir
Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/comment-creer-une-facture-avec-le-suisse-qr-code

Comment accepter les paiements par cartes de crédit ?

Vous pouvez donner la possibilité à vos clients de vous payer directement en ligne par carte de crédit. Pour ce faire, ajoutez ou modifiez votre méthode de paiement actuelle depuis votre facture en mode édition puis activez le mode « Paiement en ligne ».

Ce réglage est également disponible depuis le menu principal « Paramètres > Paiements ».

Activation paiement par carte de crédit

Une fois la méthode de paiement à jour, vous pouvez envoyer la facture au client par e-mail via l'application. L'e-mail contiendra le lien direct pour le paiement en ligne. Vous pouvez également récupérer ce lien de paiement soit en partageant la facture ou en copiant le lien affiché dans la facture au niveau de la section « Informations de paiement ».

Si la méthode de paiement Stripe est bien configurée et activée, vous devriez voir apparaître le bouton « Payer »Bouton payer en ligne

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/comment-accepter-les-paiements-par-cartes-de-credit

Comment changer la devise d’un devis ou d’une facture ?

Vous pouvez changer la devise dans un devis ou une facture en mode édition en cliquant sur le menu contextuel Menu contextuel puis sur le bouton paramètres bouton configuration

Il est également possible de changer ce réglage par défaut afin que vos nouveaux devis et factures soient automatiquement bien paramétrés. Pour ce faire, vous devez aller dans le menu principal « Paramètres > Général ».

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/comment-changer-la-devise-dun-devis-ou-dune-facture

Activation ou désactivation de l'affichage détaillé des taxes dans les devis et factures

Vous pouvez activer ou désactiver l'affichage détaillé des taxes dans les devis et factures au cas par cas en cliquant sur le menu contextuel menu contextuel puis sur le bouton paramètres bouton configurer

Il est également possible de changer ce réglage par défaut afin que vos nouveaux devis et factures soient automatiquement bien paramétrés. Pour ce faire, vous devez aller dans le menu principal « Paramètres > Devis / Factures ».

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/activation-ou-desactivation-de-laffichage-detaille-des-taxes-dans-les-devis-et-factures

Gestion des rappels factures

Fonctionnement des rappels factures

Lorsqu'une facture a le statut « Envoyé » l'échéance est automatiquement affichée dans la page listant l'ensemble des factures dans un format visuel Echéance devis et facture.

Au survol, le nombre de jours restant avant l'échéance est affiché. Toolcie envoie une notification automatique à l'auteur de la facture le jour de l'échéance.

Il est possible en tout temps de créer un rappel facture afin de l'envoyer au client. Le rappel facture va créer une nouvelle facture de type « Rappel » reprenant les informations de la facture initiale.

Une fois la facture de rappel envoyée, le statut de la facture initiale passe en « Non payé ». La facture de rappel prend alors le relais. Il est possible de générer autant de rappels que souhaités. La génération d'un rappel peut se faire via la facture originale ou via une facture de rappel.

Le bouton « Afficher les factures liées » visible dans la page listant les factures Bouton pour afficher les factures liées permet d'afficher la facture originale et les factures de rappel liées. Ce bouton est automatiquement affiché lorsque des factures sont liées entre elles.

L'ensemble des réglages par défaut pour les rappels comme les frais, l'échéance, les textes notamment pour l'e-mail se trouve depuis le menu principal dans « Paramètres > Factures » puis dans l'onglet « Rappels ».

Comment créer une facture de rappel

​Pour convertir une facture en rappel, dans la page listant l'ensemble des factures, cliquez sur le menu contextuel situé à droite Menu contextuel puis sur « Convertir en rappel » Icone rappel facture.

Lors de la conversion, vous pourrez indiquer des frais de rappel.

Convertir une facture en rappel

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/gestion-des-rappels-factures

Où trouver les factures liées à mon abonnement ?

Pour accéder aux factures liées à votre abonnement, utilisez le menu principal « Paramètres > Abonnement » puis allez dans l’onglet « Factures ». Vous y trouverez l'ensemble des factures relatives à votre abonnement.

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/ou-trouver-les-factures-liees-mon-abonnement

Bibliothèque de textes

A quoi sert la bibliothèque de textes ?

La bibliothèque de textes vous permet de créer des textes réutilisables afin de gagner du temps par la suite. Il est possible d'insérer un texte depuis la bibliothèque dès qu'un champ texte comporte plusieurs lignes.

Comment l'utiliser ?

Au clic dans le champ texte, dans la barre d'édition, le bouton Icone bibliothèque de textes sert à aller chercher un texte dans la bibliothèque. Le bouton Icone enregistrer vous permet d'enregistrer le texte en cours de création dans la bibliothèque.

Vous pouvez également pour les devis et factures définir vos textes par défaut (texte du haut de page, texte du bas de page, texte de l'e-mail) en allant dans « Paramètres > Devis » et dans « Paramètres > Factures ».

Il vous est également possible de définir vos différentes signatures textuelles en allant dans vos réglages personnels (menu situé en haut à droite de l'application) puis dans dans l'onglet « Signatures ».

A quoi servent les types de texte ?

Les types de texte permettent de catégoriser les textes afin de les retrouver plus facilement. Ils servent également à afficher des jetons (variables) utilisables en fonction du contexte. Par exemple, le type de texte « E-mail pour les devis » vous donnera la possibilité d'utiliser des jetons tels que « Nom du client », « Prénom du client », « Référence du devis » ou encore le « Montant du devis ». Ces différents jetons seront automatiquement remplacés par les valeurs correspondantes du document.

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/bibliotheque-de-textes

Modèles de document

Les modèles de document servent à la productivité. Ils vous permettent de créer des devis et factures en partant d'une base que vous aurez au préalable créée.

Lors de la création d'un nouveau document, vous avez le choix de créer un document vierge (vide) ou de commencer à partir d'un modèle de document existant.

Comment créer un nouveau modèle de document ?

Il existe deux possibilités :

  1. Créez un document vierge puis dans les paramètres de ce dernier, activez l'option « Considérer ce document comme un modèle ».
  2. Depuis la page listant vos devis ou factures, créez un nouveau document à partir d'un modèle puis cliquez sur le bouton « Créer un modèle de document »

Est-ce qu'un modèle de document peut être envoyé au client ?

Non, les modèles de document ne doivent pas être transmis aux clients. Ils servent uniquement de modèles pour la création de nouveaux documents.

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/modeles-de-document

Comment ajouter automatiquement un texte dans le pied de page des devis et factures ?

Il est possible d'ajouter automatiquement un texte dans le haut et le pied de page des devis et factures lors de la création d'un nouveau document. Ce texte est ensuite modifiable par documents.

L'ajout de ce texte se fait depuis le menu principal « Paramètres > Devis ». Remplissez le champ intitulé « Texte du bas de page par défaut » en y ajoutant votre texte.

Recommencez l'opération pour les factures depuis le menu principal « Paramètres > Factures ».

Le texte sera alors ajouté automatiquement lors de la création de nouveaux documents. Cette opération ne modifiera pas vos documents existants.

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/comment-ajouter-automatiquement-un-texte-dans-le-pied-de-page-des-devis-et-factures

Comment annuler une facture ?

Il est d'un point de vue comptable conseillé de créer un avoir pour annuler une facture.

Il est aussi possible de considérer une facture comme annulée en ajoutant le statut « Annulé ».
Si la facture a déjà été payée, vous pouvez encaisser un paiement négatif en sélectionnant l'option « Remboursement » via l'onglet « Paiements » dans le menu contextuel Menu contextuel situé à droite dans la page listant les factures.

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/comment-annuler-une-facture

Quelle est la différence entre les modèles de document et les modèles de mise en page ?

Les modèles de document servent à la productivité. Ils vous permettent de créer des devis et factures en partant d'une base que vous aurez au préalable créée.

Les modèles de mise en page servent quant à eux à personnaliser l'apparence de vos documents (design). 

Articles en relation :

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/quelle-est-la-difference-entre-les-modeles-de-document-et-les-modeles-de-mise-en-page

Conformité du logiciel concernant la loi anti-fraude à la TVA

Toolcie est conforme à la loi française concernant la loi anti-fraude à la TVA (article 286 du
code général des impôts).

Le logiciel répond aux quatre critères principaux, soit :

  • Inaltérabilité des données
  • Sécurisation des données
  • Conservation des données
  • Archivage des données

Comment faut-il faire pour activer l'option dans le logiciel ?

L'activation et la mise en conformité du logiciel s'effectuent automatiquement en se basant sur les critères suivants :

  • Si la société est basée en France
  • Et si le système de taxes est activé

Finalisation et obtention de la certification

L'entrepreneur doit télécharger l'attestation individuelle et signer cette dernière pour se mettre en conformité avec la loi. L'obtention de ce document se fait via le menu utilisateur en haut à droite du logiciel.

Attestation de conformité loi anti-fraude à la TVA

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/conformite-du-logiciel-concernant-la-loi-anti-fraude-la-tva

Comment ajouter une pièce jointe lors de l'envoi d'un devis ou d'une facture ?

Il est possible d'ajouter une ou plusieurs pièces jointes lors de l'envoi d'un devis ou d'une facture.

Il y a trois possibilités de le faire :

  1. Importer la pièce jointe directement dans l'e-mail
  2. Insérer la pièce jointe dans le message de l'e-mail sous forme de lien
  3. Incorporer la pièce jointe dans le PDF du document

1. Importer la pièce jointe dans l'e-mail

Pour importer la pièce jointe directement dans l'e-mail, cliquez sur le bouton Bouton importer une pièce jointe « Importer une pièce jointe ».

Une fois la bibliothèque de média ouverte, sélectionnez le média désiré ou importez-en un nouveau.

2. Insérer la pièce jointe dans le message de l'e-mail

Pour insérer la pièce jointe dans le message de l'e-mail, cliquez dans la zone de texte « Message » puis dans la barre d'outils, cliquez sur l'icône Bouton insérer un média « Insérer un média ».

Une fois la bibliothèque de média ouverte, sélectionnez le média désiré ou importez-en un nouveau.

La pièce jointe sera alors insérée sous forme de lien directement dans le message de votre e-mail.

Vous pouvez également enregistrer ce message pour une utilisation ultérieure en cliquant sur le bouton Bouton enregistrer « Enregistrer ce texte dans la bibliothèque » situé dans la barre d'outils.

3. Incorporer la pièce jointe dans le PDF du document

Toolcie permet d'ajouter une pièce jointe avant et après le document PDF.

Voir l'article de la base de connaissance

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/comment-ajouter-une-piece-jointe-lors-de-lenvoi-dun-devis-ou-dune-facture
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Fonctionnement des packs d'articles

Vous pouvez créer des packs d'articles appelés également lots de produits ou de services.

Ces packs sont utilisables dans vos devis et factures.

Il y a deux types de comportement lors de l'insertion d'un pack dans un document :

  • Insertion des articles du pack uniquement
  • Insertion du pack avec ses articles

Ces deux comportements sont très différents et nécessitent de bien les comprendre avant leur utilisation.

Insertion des articles du pack uniquement

Ce comportement va lors de l'insertion du pack dans un devis ou une facture insérer uniquement les articles du pack. Le pack en lui-même ne sera pas inséré dans le document. Ce comportement est à utiliser afin de vous faire gagner du temps si vous devez régulièrement ajouter plusieurs mêmes articles au sein d'un document.

Insertion du pack avec ses articles

Ce comportement permet lors de l'insertion dans un document de former une seule et même entité entre le pack et les articles qu'il contient. Ce comportement est à utiliser si vous souhaitez proposer un produit ou un article composé de sous-articles. Ce dernier permet de redéfinir le prix de l'ensemble des sous-articles.

Le pack reste modifiable une fois inséré dans le document. 

Le pack ne gère que la taxe du pack lui-même. Il est donc conseillé d'ajouter des articles au pack ayant la même taxe uniquement.

Création d'un pack d'articles

La création d'un pack d'articles se fait de la même manière que l'ajout d'un article standard. Lors de la création,  sélectionnez le type « Pack » puis sélectionnez les articles composant le pack.

Lien vers cet article : https://toolcie.com/fr/support/k/fonctionnement-des-packs-darticles

Comment créer une facture d'acompte ou de solde à partir d'un devis ?

Toolcie permet de créer des factures à partir d'un devis. Les factures peuvent être d'acompte, de solde ou totales.

Pour ce faire, dans la page listant l'ensemble de devis et offres, cliquez sur le menu contextuel situé à droite Menu contextuel puis sur « Convertir en facture » Convertir un devis-en-facture.

Lors de la conversion d'un devis en facture d'acompte ou de solde, vous devrez indiquer le pourcentage du montant total ou le montant total TTC désiré.

Convertir un devis en facture d'acompte, de solde ou totale

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